Reunião de trabalho: o que é e como torná-la mais eficaz?

O isolamento social devido ao Covid-19 impulsionou o home office e expandiu, consequentemente, uma prática para que as equipes pudessem se conectar à distância: a famosa reunião de trabalho por videochamada. Esta situação provocou o que se designa por “fadiga do Zoom”, um desconforto físico e mental por parte dos trabalhadores que surge pela necessidade de estar sempre em frente à câmera e que os impede de realizar as tarefas.

Mesmo após a pandemia, as empresas continuam perdendo mais de 70% de produtividade em reuniões diárias, segundo estudo da Otter. Estima-se que os trabalhadores passem em média 23 horas semanais em reuniões, sem contar o prejuízo financeiro: de acordo com a Universidade da Carolina do Norte, encontros desnecessários consomem R$ 540 milhões ao ano das grandes empresas.

Ou seja: é preciso tornar a reunião de trabalho mais efetiva. Para isso, torna-se fundamental preparar tudo com antecedência, traçar objetivos, evitar que os participantes cheguem atrasados e testar a tecnologia antes da reunião. Quer saber como conseguir uma reunião de trabalho eficaz? Continue lendo.

O que é uma reunião de trabalho?

Uma reunião de trabalho pode ser definida como um ponto de encontro, seja presencial ou em espaços virtuais, em que as equipes se reúnem por um determinado tempo para trocar opiniões e conhecimento sobre um objetivo específico.

O objetivo desses encontros incluem:

• Facilitar a comunicação entre as equipes: A reunião de trabalho evita mal-entendidos, duplicação de tarefas ou falta de informação sobre o que os colegas estão fazendo.
• Coordenar trabalhos e atribuir tarefas: Quando o time começa um novo projeto, todos os membros devem saber quais são as suas tarefas e os prazos – e isso pode ser definido em reuniões de trabalho.
• Elaborar planos de ação: Em situações de crise, mudanças de mercado ou contratação de um novo cliente, pode ser necessário traçar planos de ação para saber o que fazer, quais objetivos devem ser alcançados e como o progresso será medido.
• Compartilhar problemas. Caso aconteça algum problema, conflito ou dúvida em um projeto, a reunião de trabalho é o espaço certo para conversar de forma descontraída e encontrar soluções.

Tipos de reunião de trabalho

De modo geral, uma reunião de trabalho pode ser classificada em: 

• Informativa: Aqui, são transmitidas aos colaboradores determinadas informações relevantes, uma metodologia ou uma estratégia específica. Além disso, esses encontros podem ser usados ​​para relatar o andamento de um projeto, bem como o estado da empresa ou do mercado em que atua.
• Tomadas de decisão: Como o nome já indica, compartilham-se informações, ideias e opiniões para chegar a um consenso sobre como agir em determinada situação ou campanha.
• Team building: Podem ser encontros presenciais ou virtuais que visam fomentar o relacionamento entre os colaboradores e criar um sentimento de pertencimento à empresa. De acordo com um estudo conduzido pela Gallup, trabalhadores engajados têm 56% melhor desempenho.

Como conseguir uma reunião de trabalho eficaz

Steve Jobs disse que as pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Powerpoint. Além disso, ele foi muito claro sobre como as reuniões de trabalho em sua empresa deveriam ser preparadas para não desperdiçar tempo e dinheiro: elas devem ser curtas, cada responsável deve ter um assunto e ter uma lista de tarefas.

Sem dúvida, essa é uma boa estratégia, considerando que 15% do tempo de um encontro de uma hora é perdido em aspectos que podem ser previstos, segundo estudo da Sapio Research.

Saiba que, em cada fase do processo, é possível tomar decisões que ajudem a ter uma reunião de trabalho eficiente: 

Antes das reuniões

Antes de começar uma reunião de trabalho, tome as seguintes decisões: 

• Defina os objetivos e o tipo de reunião: Segundo o Journal of Business Research, 92% dos funcionários consideram as reuniões caras e improdutivas. Logo, é preciso saber com antecedência o que esperar daquele encontro para saber como definir os objetivos e ajudar todos os participantes a alcançá-los.
• Convide as pessoas certas: Dependendo dos assuntos a serem discutidos, você deve definir quem precisa estar envolvido. Nesse sentido, é necessário que apenas as pessoas envolvidas participem. De modo geral, cinco a oito participantes é o número ideal para que não haja dificuldades de comunicação e os prazos sejam cumpridos. 

• Defina o tempo e a duração: Isso ajuda cada participante a organizar seu trabalho e a preparar com antecedência os pontos a serem discutidos. Para autores como Donna McGeorge, responsável pela obra The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, ou Francesco Cirillo, criador da técnica Pomodoro, a reunião não deve passar de 25 minutos, pois a partir desse momento as pessoas tendem a perder sua capacidade de atenção.

• Escolha o local certo de acordo com o tipo de reunião: O espaço deve acomodar bem o número de participantes. Além disso, os materiais e ferramentas necessários devem estar disponíveis e funcionando adequadamente.

Durante as reuniões

Uma vez iniciada a reunião de trabalho, você deve:

• Organize a participação: O líder daquele encontro deve facilitar a fala de todos os participantes e contribuir com sua opinião, evitando que outras pessoas dominem a reunião e atrapalhem o debate.
• Evite desvios dos tópicos ou objetivos definidos: É importante manter o foco durante aquele período para não perder o objetivo e o tempo. Se alguém começar a falar sobre outra coisa, direcione a reunião de volta ao foco.
• Registre o que foi dito: Tudo o que foi combinado deve ser registrado para que, posteriormente, os participantes possam ser informados e consultar por escrito quais foram as tarefas atribuídas e o que deve ser feito. 

Após as reuniões

A reunião de trabalho não termina quando todos os participantes saem da sala. Após sua realização, duas ações podem ser realizadas para melhorar a efetividade:

• Elabore a ata dos assuntos discutidos e dos acordos alcançados: Inclua os acordos ou as informações que foram discutidas na reunião em uma ata, para que tudo fique por escrito.
• Envie todas as informações aos participantes: Envie o documento para todos os participantes por e-mail. O registro da reunião, bem como o que foi discutido e acordado, serve para futuras consultas e para tirar dúvidas. 

Torne suas reuniões mais eficazes

Diversos estudos mostram que empresas que reduzem reuniões em 40% registram aumento de 71% na produtividade dos funcionários. Atualmente, é importante fazer uma reunião de trabalho eficaz para evitar desperdício de tempo e recursos, além de não afetar a produtividade e os resultados do trabalho.

Para isso, é necessário ter habilidades de comunicação para transmitir as informações de forma clara e concisa; capacidade de liderança para tomar decisões rápidas e eficazes; estabelecer um ambiente de trabalho colaborativo; e exercer empatia ou habilidades emocionais para ouvir ativamente os participantes, a fim de entender suas necessidades. Felizmente, essas são habilidades que podem ser desenvolvidas por meio de treinamentos contínuos.

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