Protocolo: o que é e como implementar este processo nas empresas

Como os funcionários de uma empresa devem se vestir? Como se cumprimenta um cliente quando ele liga ou vem até a empresa? Que meios de comunicação devem ser utilizados internamente? Todas estas perguntas são respondidas no protocolo empresarial.

Neste sentido, o protocolo empresarial não abrange apenas uma série de formalidades superficiais, mas também estabelece um conjunto de normas e boas práticas para melhorar as relações sociais e corporativas e projetar uma imagem sólida. Tendo em conta a sua importância no ambiente empresarial, não é de estranhar que, segundo o relatório Uncovering Talent da Deloitte, 29% dos entrevistados admitam que escondem aspetos da sua identidade e que limitam a sua autoexpressão devido à cultura organizacional. Além disso, 82% dos trabalhadores afirmam que esconder aspectos da sua aparência é importante no seu desenvolvimento profissional.

Se você quer saber tudo sobre protocolo, o que é e como implementar, continue lendo.

Protocolo: o que é?

O protocolo empresarial é um documento que estabelece uma série de normas internas de conduta que são aplicadas em uma organização, dependendo de cada contexto em que ela atua.

As principais características do protocolo empresarial são as seguintes:

• Acessibilidade. Todos os membros de uma empresa devem conhecer o protocolo, o que é e qual o seu conteúdo. Cada trabalhador deverá ter este documento para consultar quando necessário. Neste sentido, o protocolo pode estar disponível no site corporativo ou na plataforma interna da organização. Da mesma forma, é fundamental informar sobre o protocolo nos processos de onboarding de novos colaboradores.

• Obrigatoriedade. O protocolo empresarial não possui regulamentação legal, ou seja, não existe nenhuma lei que estabeleça o seu conteúdo, visto que é um documento interno das empresas. Porém, é obrigatório para todo o quadro de funcionários, visto que afeta todos os departamentos.

• Flexibilidade. As regras contidas no protocolo empresarial devem ser adaptadas às circunstâncias de cada organização e a cada momento, considerando as suas especificidades e o setor em que desenvolve a sua atividade.

A finalidade do protocolo empresarial é criar uma imagem corporativa uniforme e estabelecer padrões de atuação dentro da própria empresa, bem como com outros stakeholders.

Protocolo: o que é e qual seu conteúdo?

O conteúdo do protocolo empresarial varia de uma empresa para outra, mas geralmente inclui aspectos como:

• Descrição da empresa. No protocolo empresarial, é importante incluir uma descrição geral da empresa: a atividade que desenvolve, os valores, a missão, a visão etc. Além disso, pode ser incluído um organograma da empresa.

• Normas para lidar com clientes: por exemplo, regras de recepção, acolhida e forma de cumprimentar os clientes.

• Normas internas. Neste aspecto podem ser reguladas diversas questões: o que vestir para trabalhar, os meios de comunicação a utilizar dentro da organização, entre outros. Neste sentido, em empresas como a General Motors, por exemplo, o código de vestimenta foi reduzido a duas palavras: vista-se adequadamente. Por outro lado, no Google simplesmente não existe código de vestimenta.

• Normas para eventos públicos. Podem ser eventos corporativos, a apresentação de um novo produto, a posse de um novo presidente ou uma conferência. Neste caso, também podem ser estabelecidas regras de vestuário ou de comportamento.

• Normas para negociação ou contato com terceiros. O protocolo empresarial pode regular a forma de comunicação, o meio e a imagem corporativa que deve ser transmitida. Por exemplo, o uso de logotipos, assinaturas, documentos corporativos etc.

Vale ressaltar que o conteúdo do protocolo empresarial tem um limite quanto aos direitos dos trabalhadores, como o direito à privacidade, à imagem e à não discriminação, entre outros. Por este motivo, os trabalhadores devem ter especial cuidado na preparação deste tipo de documentos e encontrar um equilíbrio entre uma boa imagem corporativa e os direitos dos seus colaboradores.

Fases de elaboração de um protocolo empresarial

Agora que você já conhece o conteúdo de um protocolo, o que é e quais são suas principais características, veja como elaborar um protocolo empresarial. Esta é uma tarefa complexa que requer passar por diversas fases, como as seguintes:

• Estudo da situação inicial da empresa. Nesta análise prévia, é preciso examinar as circunstâncias específicas da empresa e considerar as necessidades de determinadas pessoas. É o caso, por exemplo, da adaptação de vestuário para pessoas com deficiência.

• Definição dos objetivos que se pretende alcançar e em que prazo. Para que o protocolo seja eficaz, é necessário definir objetivos quantificáveis, que estabeleçam um desafio e que possam ser alcançados dentro de um determinado período. Desta forma, será possível medir os avanços realizados. Além disso, é importante garantir que os objetivos e normas tenham uma justificativa sólida e não envolvam discriminação com base no sexo ou na religião, entre outros aspectos.

• Estabelecimento e divulgação das normas em diversas áreas de acordo com a atividade da organização. Nesta etapa se redige o protocolo empresarial e se aplicam as normas regulamentadas no documento. Também divulga-se o protocolo na página corporativa e nos processos de onboarding dos novos colaboradores. Outra boa opção consiste em organizar treinamentos para que os colaboradores conheçam esse protocolo, o que é e qual seu conteúdo.

• Medição. A fase de medição é essencial para saber se o protocolo empresarial está sendo aplicado corretamente ou se é necessário fazer modificações. Neste sentido, a medição deve ser periódica para ser efetiva e, se necessário, é possível escrever um novo protocolo.

Dar uma boa imagem corporativa e ter uma organização eficiente depende, em grande medida, da existência do protocolo empresarial. Não se trata de dar uma boa aparência, mas de fazer com que cada pessoa se sinta valorizada. Portanto, saber para que serve um protocolo, o que é e como adaptá-lo às mudanças é essencial para qualquer profissional.

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