Multitasking: o que é e como ser uma pessoa multitarefas de forma eficiente

Verifique seu computador ou celular: quantos programas, aplicativos e sites você tem abertos? Provavelmente, muitos e de diferentes tipos. Essa prática cada vez mais comum, conhecida como síndrome das janelas abertas, é uma clara evidência do multitasking, termo que envolve aspectos positivos e negativos.

Hoje em dia, com o ritmo frenético em que o mundo se desenvolve, as empresas precisam de pessoas multitarefas, ágeis e versáteis. De fato, a habilidade de executar diversas atividades simultaneamente é uma das competências mais valorizadas pelas empresas, de acordo com a AMCHAM - Câmara Americana de Comércio para o Brasil. Ou seja, a capacidade de gerenciar vários assuntos ao mesmo tempo tornou-se um diferencial significativo para qualquer profissional.

No entanto, o multitasking envolve diversos riscos. Sem um controle eficiente, ele pode causar o efeito oposto ao desejado: você pode acabar se tornando lento, cometer mais erros e ser menos produtivo. Você sabia que, segundo a American Psychological Association, mudar de uma tarefa para outra pode resultar na perda de 40% do tempo? Portanto, é fundamental que você saiba o que é multitasking de um ponto de vista positivo e como aplicar a técnica de forma eficiente em sua vida diária.

O que é multitasking?

Multitasking, ou multitarefa em português, refere-se à capacidade de realizar várias atividades simultaneamente, alternando entre elas de maneira rápida e efetiva. Responder a um e-mail enquanto fala ao telefone é um exemplo de como pessoas multitarefas trabalham. Da mesma forma, interromper a redação de um e-mail para atender uma ligação e retornar rapidamente ao e-mail também é ser multitasking.

A origem do termo remonta a 1965, quando ele surgiu pela primeira vez em um documento da IBM que detalhava as funcionalidades do System/360. Posteriormente, o conceito de multitasking passou a ser aplicado também aos seres humanos, referindo-se a pessoas multitarefas com a habilidade de assumir diversas atividades simultaneamente, alternando entre elas em questão de milissegundos e sem perder tempo nesse processo.

Prós e contras do multitasking

Essa duplicidade ou alternância de atividades é bastante controversa. Por um lado, implica dividir a atenção e os recursos cognitivos entre diferentes atividades, com o objetivo de realizá-las de forma eficaz. A polêmica reside no fato de que nem sempre é possível ser multitasking e eficiente ao mesmo tempo.

No entanto, pessoas multitarefas são especialmente importantes atualmente, já que o trabalho não é linear, mas iterativo, e há mais distrações no ambiente de trabalho que exigem essa habilidade para direcionar a atenção. Assim, o sucesso depende da capacidade de gerenciar adequadamente a carga de trabalho e de priorizar as atividades.

Os riscos do multitasking

O que alegam os críticos do multitasking? As desvantagens vão desde a diminuição do uso da memória de trabalho até uma maior propensão a distrações, aumento na probabilidade de cometer erros e omitir informações importantes. Além disso, também é perceptível a  dificuldade em analisar e compreender a prioridade e os status dos projetos, o que leva a uma diminuição na produtividade.

Nesse sentido, conforme as pesquisas de Gerald Weinberg, compiladas no livro Quality Software Management, quando são realizadas cinco tarefas em modo multitasking, ocorre uma perda de 75% da produtividade devido ao desgaste mental envolvido. Além disso, a saúde mental também pode ser afetada porque o multitasking aumenta os níveis de cortisol, conhecido como hormônio do estresse, aumentando a exaustão e as chances de desenvolver a síndrome de burnout.

Vantagens do multitasking

Mas também existem pesquisas que destacam os benefícios do multitasking quando ele é bem gerenciado. Assim, embora possa aumentar os níveis de cortisol, ele também provoca um aumento de dopamina, o hormônio da felicidade. O fato de alcançar diferentes metas através do multitasking e sentir-se capaz de lidar com tudo pode resultar em uma gratificante sensação de satisfação e motivação.

Em termos práticos, pessoas multitarefas têm a habilidade de gerenciar o tempo de forma mais eficaz, o que resulta em mais agilidade mental e capacidade de concentração, mesmo em ambientes BANI. Além de reduzir falhas, essa habilidade favorece o desenvolvimento de flexibilidade, permite assumir novas responsabilidades e, em última instância, contribui para aumentar a produtividade.

Multitasking é uma questão de idade? 

Pode ser surpreendente que existam prós e contras tão equidistantes no multitasking. Isso ocorre porque o segredo do sucesso não está no conceito em si, mas na pessoa que o pratica. Até mesmo pesquisas científicas demonstraram a existência de "supertaskers" que se destacam pela capacidade de realizar duas tarefas ao mesmo tempo com grande competência. Quem são eles?

Tradicionalmente, a capacidade de ser multitasking tem sido associada ao gênero feminino com a ideia de que as mulheres, ao contrário dos homens, conseguem realizar duas atividades simultaneamente. No entanto, estudos desmistificaram essa ideia, demonstrando que o gênero não tem relação com pessoas multitarefa. Mas e a idade? A ciência alerta que a transformação tecnológica e a crescente sobrecarga de informações estão aprimorando a capacidade das pessoas de serem multitarefas.

Consequentemente, os nativos digitais apresentam conexões neurais diferentes que lhes permitem lidar com várias tarefas ao mesmo tempo sem causar estresse ou reduzir seu desempenho. Por exemplo, de acordo com uma pesquisa multigeracional realizada pela Accenture em mais de 30 países, 64% dos millennials passam mais da metade do seu dia praticando o  multitasking, em comparação com 54% da geração X e 49% dos baby boomers.

Como ser um multitasking eficiente?

O cérebro pode lidar com o multitasking de forma eficiente se essa habilidade for treinada. Sem dúvida, isso é algo essencial quando se considera que as empresas atualmente possuem características organizacionais, estratégicas e culturais que exigem mais flexibilidade, versatilidade e capacidade de resposta. Então, como é possível treinar a capacidade de ser um multitasking eficiente?

• A organização será sua maior aliada. A mente humana não está preparada para realizar duas tarefas ao mesmo tempo, mas as executa uma após a outra tão rapidamente que parecem simultâneas. Isso é conhecido como unitasking. Portanto, a ordem e o planejamento são fundamentais para colocar em prática o multitasking de maneira eficaz.

• Metas realistas. Para não se frustrar por não conseguir fazer tudo, estabeleça objetivos alcançáveis. Não se trata de sobrecarregar-se com um volume de responsabilidades que acabe te bloqueando, mas sim de lidar com uma quantidade de atividades que você seja capaz de gerenciar sem efeitos adversos.

• Adeus às distrações. Quando você pratica o multitasking, sua mente está dividindo sua capacidade entre várias tarefas. Não torne as coisas mais difíceis, permitindo que estímulos desnecessários a atinjam. Para não perder nem um pouco de concentração, procure ter o menor número possível de distrações ao seu redor.

• Melhor em organizações abertas. O que é necessário em um ambiente corporativo para aplicar o multitasking? Não basta que você domine essa metodologia de trabalho, você precisa de um contexto propício para desenvolver essa capacidade. Isso significa que a empresa em que você trabalha deve ter uma estrutura aberta e flexível, com uma estratégia baseada em objetivos.

• Tarefas de diferentes tipos. De acordo com Ana Prado, autora do livro Seja Mais Produtivo Agora, divulgado no site da revista Superinteressante, "se você realmente precisar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, tente sempre combinar tarefas que envolvam raciocínio com outras que envolvam uma atividade física. Assim, não irá sobrecarregar as mesmas regiões do seu cérebro".

Por exemplo, falar e ouvir ao mesmo tempo pode ser contraproducente, enquanto ouvir e tomar um café, por exemplo, apresenta menos risco de distração. Além disso, você pode combinar tarefas mais complexas com outras repetitivas ou mecânicas. Da mesma forma que você pode conversar enquanto caminha pela rua, certamente pode carimbar formulários enquanto conversa com sua equipe.

• Pausas obrigatórias. Para aplicar o multitasking, que é um grande ativador da função cerebral, é essencial respeitar os momentos de descanso para que a mente se recupere desse esforço. Nesse sentido, os especialistas recomendam pausas de cinco a dez minutos a cada hora.

• Treinamento. Para fortalecer sua capacidade multitasking, que pode ser aprimorada por qualquer pessoa, treine. Você verá como aumentará suas habilidades multitasking paulatinamente. Além disso, você pode aprender técnicas e estratégias específicas de gestão de tempo, como o método Pomodoro ou o sistema time blocking.

Em resumo, em um cenário cada vez mais veloz e competitivo, a habilidade de executar múltiplas tarefas de maneira eficiente tornou-se fundamental para uma gestão mais eficaz do tempo e uma priorização adequada das atividades. Nesse contexto, o multitasking possibilita enfrentar com êxito a carga de trabalho e as exigências em constante evolução do ambiente profissional. Por isso, é fundamental desenvolver essa habilidade para aprimorar o desempenho tanto individual quanto organizacional.

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