Backlog do produto: o que é e como aplicar em seus projetos

Você sabia que, de acordo com uma pesquisa do LinkedIn, a liderança é uma das 10 habilidades mais procuradas pelas empresas nos últimos anos? No entanto, para alcançar uma liderança eficaz, é fundamental adquirir habilidades complementares, como a capacidade de gerenciar projetos.

A habilidade de organizar tarefas e recursos é fundamental para atingir metas e atender às expectativas dos stakeholders. Nesse contexto, é fundamental que os profissionais estejam familiarizados com estratégias que permitam otimizar o planejamento e a execução das atividades. O backlog do produto é uma das ferramentas mais utilizadas para esse propósito.

Você conhece o termo backlog? Nos últimos anos, em que a digitalização tem permeado grande parte dos processos na maioria das organizações, novos produtos e serviços surgem de forma contínua. É nesse contexto que se destaca o chamado backlog do produto, uma ferramenta que possibilita gerenciar projetos, como a criação de um produto desde a sua concepção. A seguir, explicaremos detalhadamente o que é e por que é vantajoso conhecê-lo.

O que é backlog do produto?

O Dicionário Oxford define backlog como "um acúmulo de trabalho inacabado ou incompleto". Se aplicarmos esse conceito à gestão de projetos, podemos afirmar que o backlog, ou backlog do produto, consiste em planejar e implementar uma lista de tarefas, funções e prioridades no desenvolvimento de um produto ou projeto. Essa lista deve abranger todos os elementos e atribuições necessárias para atender aos objetivos estabelecidos a partir do trabalho em equipe.

Para compreender melhor o que é backlog do produto, é necessário aprofundar-se em algumas de suas características. Por exemplo, quando falamos de uma lista de tarefas, não se trata de elencar ações ou atividades secundárias, mas sim de estruturar atividades fundamentais que agregam valor ao projeto.

Dessa forma, podemos destacar as seguintes características:

• Estima-se o esforço necessário para cada tarefa para um melhor planejamento da equipe.

• Existe dinamismo, já que se trata de um documento sujeito a alterações contínuas conforme o progresso do projeto.

• Cada projeto tem um documento exclusivo, de modo que todos os membros da equipe envolvidos em sua elaboração consultem o mesmo arquivo.

• É estruturado conforme a prioridade de cada tarefa, de modo que o backlog do produto revele mais detalhes de cada etapa do trabalho à medida que o momento de abordá-las se aproxima.

Qual é a diferença entre backlog de produto, sprint backlog e Scrum?

Agora que você já sabe o que é backlog do produto, é importante não confundi-lo com outros conceitos aos quais costuma estar associado: Scrum e sprint backlog.

Por um lado, o backlog é uma ferramenta ou técnica que faz parte de uma metodologia de trabalho mais abrangente, que é o Scrum. Este engloba muitas outras estratégias e consiste em um framework que combina técnicas para estruturar e agilizar o desenvolvimento de um projeto, sendo que uma delas é o backlog do produto.

Por outro lado, assim como o Scrum é a metodologia que abrange diversas técnicas, o backlog do produto ou backlog também é composto por várias táticas, sendo que uma delas é o sprint backlog. Este é o enfoque mais detalhado das ações prioritárias que devem ser desenvolvidas, onde são explicadas as subtarefas que compõem as tarefas principais.

Como desenvolver adequadamente o backlog do produto?

O correto desenvolvimento do backlog do produto está sujeito a uma série de etapas que devem ser seguidas desde o momento de sua criação. Por isso o papel do gerente de projetos é tão importante, pois ele deve gerenciar integralmente o documento, compartilhá-lo com os demais membros da equipe e garantir sua execução em todas as fases do processo.

A seguir, explicamos os passos a serem seguidos:

Planejar o processo a seguir

O planejamento marca o início do backlog do produto. Nessa etapa, é crucial elaborar o processo a ser seguido no projeto, incluindo a identificação de necessidades, objetivos, tarefas e atribuição de papéis, além de abranger todos os elementos essenciais para o desenvolvimento de cada ação.

Desenvolver ideias e tarefas

Uma vez que os elementos, tarefas e membros da equipe foram definidos, é necessário desenvolver em detalhes todas as fases do projeto. Quais ideias pretendemos concretizar? Em que consistirá cada tarefa e qual é a estimativa de esforço associada a cada uma delas?

Establecer prioridades

Neste ponto, já estão definidas as ações e estratégias, os membros da equipe e, principalmente, a estimativa de tempo para realizar cada etapa. A partir daqui, já existem informações suficientes para estabelecer uma ordem de prioridades para realizar as tarefas, algo que corresponde ao gestor do projeto.

Atualizar constantemente

Por último, e como se pode perceber ao falar de backlog do produto como um documento vivo e dinâmico, é fundamental atualizar constantemente o arquivo. Isso significa incluir novas tarefas, descartar aquelas que se tornaram dispensáveis ao longo do processo ou determinar possíveis mudanças de funções. Resumindo, qualquer modificação significativa no projeto deve ser registrada no backlog do produto.

Backlog: exemplos e elementos-chave

Além de suas características e do processo de criação, para compreender exatamente o que é o backlog do produto e sua importância na gestão de projetos, é necessário familiarizar-se com alguns elementos essenciais para o seu desenvolvimento. Aspectos como a acumulação de tarefas, o aprendizado, as funções do produto e a resolução de problemas desempenham um papel crucial nesta técnica organizacional. Mas por que eles são tão significativos?

Funções do produto

As funções representam os elementos essenciais que um usuário espera do produto. Em outras palavras, ao criar uma mercadoria ou serviço, é essencial incorporar as necessidades específicas que justificarão sua futura aquisição, o que deve ser refletido como tarefas relevantes dentro do backlog.

Aprendizado

Adquirir conhecimento faz parte do desenvolvimento de um trabalho a partir do backlog do produto, e isso está diretamente relacionado ao dinamismo do documento mencionado anteriormente. Esse aprendizado contínuo é o que permite, em determinado momento, descartar tarefas que inicialmente eram consideradas prioritárias e incorporar outras novas que não foram contempladas originalmente.

Resolução de problemas

Um dos argumentos que dá sentido ao backlog do produto é a solução de problemas. Ao documentar o processo de desenvolvimento de um projeto neste documento, torna-se mais fácil antecipar possíveis inconvenientes. Além disso, a resolução das adversidades ocorre de maneira muito mais simples e eficiente.

Acúmulo de tarefas

É verdade que um dos objetivos do backlog do produto é evitar essa situação, mas nem sempre isso é possível. No entanto, minimizar esse transtorno faz parte do papel do gerente de projetos ao priorizar ações e atribuí-las às equipes. Assim, se essa circunstância ocorrer, estaríamos constantemente lidando com ações secundárias.

Recomendações para um backlog do produto eficaz

Por fim, é fundamental oferecer algumas recomendações úteis para gestores de projetos que buscam aprimorar o domínio no desenvolvimento de um processo gerenciado através do backlog do produto. O que levar em conta?

• Utilizar o sprint backlog para dividir as tarefas gerais em tarefas específicas e simplificar o trabalho, com o objetivo de ganhar eficiência e produtividade.

• Definir a ordem de prioridades de acordo com a urgência e importância de cada uma das tarefas.

• Manter a comunicação de forma constante com todos os membros da equipe de trabalho. Pratique a escuta ativa e leve em consideração o feedback deles.

• Definir as ações mais complexas no início do projeto para impulsionar o trabalho e desenvolver um processo mais eficiente.

Por que você deve conhecer a técnica do backlog do produto

Na gestão de projetos, é cada vez mais importante possuir conhecimentos relacionados à gestão de equipes e à organização de tarefas. Enquanto líder, é fundamental que você compreenda e esteja familiarizado com a estratégia de backlog do produto. O que essa ferramenta agrega ao seu perfil profissional?

A capacidade de liderar o desenvolvimento de um produto ou projeto ao longo de todo o processo. Embora o backlog não seja a única estratégia que pode ser implementada na organização de projetos, tem se destacado como uma das mais frequentemente adotadas. A razão é que ele permite estabelecer uma ordem de prioridades e a atribuição de tarefas para evitar o acúmulo de trabalho, outra habilidade essencial para um perfil profissional focado em liderança.

O backlog do produto também permite que você mantenha o controle, promova a colaboração e se adapte às mudanças com agilidade. No entanto, para este último ponto, é essencial continuar aprendendo constantemente sobre as últimas tendências de funcionamento da ferramenta, com o objetivo de alcançar o sucesso na gestão de projetos e se manter competitivo em um ambiente de constante mudança.

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