Narzędzia biurowe: czym są, rodzaje i przykłady
Narzędzia biurowe stanowią dziś integralną część naszego codziennego życia. Pięćdziesiąt lat temu sytuacja wyglądała zupełnie inaczej – ich użycie nie było ani powszechne, ani oczywiste. Pierwszy edytor tekstu, zwany „Data Secretary”, został wynaleziony w 1971 roku przez inżynierkę Evelyn Berezin, jedną z pionierek informatyki [1].
Był to rodzaj prymitywnego komputera osobistego, który pozwalał na tworzenie wszelkiego rodzaju dokumentów za pomocą dużego ekranu. W porównaniu do maszyny do pisania, to narzędzie umożliwiało łatwe usuwanie akapitów, kopiowanie i wklejanie tekstu oraz poprawianie błędów. Było to wówczas ogromne osiągnięcie.
Choć od tego czasu narzędzia biurowe przeszły ogromną ewolucję, ich główny cel pozostał niezmieniony: ułatwianie typowych zadań biurowych. Chcesz wiedzieć, czym dokładnie są narzędzia biurowe, jakie są ich rodzaje i które z nich są obecnie najczęściej wykorzystywane? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Czym są narzędzia biurowe?
Narzędzia biurowe to zestaw technologicznych rozwiązań, które umożliwiają przekształcenie manualnych procesów w zautomatyzowane działania, optymalizujące pracę w środowisku biurowym. Ich głównym celem jest usprawnienie wykonywania powtarzalnych zadań, redukcja błędów ludzkich oraz zwiększenie ogólnej wydajności pracy [2].
Narzędzia biurowe to programy i aplikacje, które umożliwiają cyfrową obróbkę informacji, z którymi regularnie pracuje się w biurze.
Rodzaje narzędzi biurowych
Z biegiem lat narzędzia biurowe ewoluowały i poszerzały swoje funkcje. Równocześnie na rynku pojawiały się nowe opcje, które jeszcze bardziej ułatwiają realizację tego typu zadań. Pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu i zwiększając produktywność użytkowników. Obecnie istnieje wiele rodzajów narzędzi biurowych, ale do najważniejszych z nich należą [3]:
Edytor tekstu
Edytory tekstu umożliwiają tworzenie wszelkiego rodzaju dokumentów za pomocą klawiatury komputera lub nawet urządzenia mobilnego. Zawierają one funkcje pozwalające na modyfikację wielu aspektów, takich jak rozmiar czcionki, jej rodzaj, kolor, wyrównanie tekstu, zastosowanie korektora ortograficznego i inne.
Arkusz kalkulacyjny
Arkusze kalkulacyjne to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi biurowych na świecie. Umożliwiają organizowanie dużych zbiorów danych w tabelach oraz przeprowadzanie wszelkich obliczeń księgowych. Dodatkowo pozwalają na tworzenie wykresów na podstawie danych, stosowanie skomplikowanych równań, wystawianie faktur i wiele innych opcji.
Prezentacja slajdów
Kolejnym popularnym narzędziem są aplikacje umożliwiające tworzenie prezentacji slajdów w sposób prosty i intuicyjny. Oferują one szeroką gamę zasobów graficznych, które pozwalają na stworzenie profesjonalnej prezentacji.
Bazy danych
Narzędzia biurowe ułatwiły także tworzenie baz danych. Programy te pozwalają na logiczne grupowanie danych oraz ich łatwą aktualizację, usuwanie lub edytowanie. Dzięki tym narzędziom każdy pracownik może teraz łatwo tworzyć i obsługiwać bazy danych, bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy informatycznej.
Poczta elektroniczna
Poczta elektroniczna to również narzędzie biurowe, które obecnie jest absolutnie niezbędne dla firm. Każdy użytkownik posiada własny adres e-mail, dzięki któremu może komunikować się ze swoimi współpracownikami i klientami.
Kalkulator
Choć może wydawać się to mało istotnym narzędziem, kalkulator jest niezwykle pomocny w pracy biurowej. Bez względu na branżę zawsze trzeba wykonać jakieś obliczenia. Dlatego posiadanie cyfrowego kalkulatora, który pozwala zrobić to szybko, jest ogromną pomocą – oszczędza czas i eliminuje potencjalne błędy ludzkie.
Kalendarz
Dzięki kalendarzowi możemy łatwo i efektywnie zarządzać naszym czasem: zawiera on powiadomienia, zadania do wykonania, funkcję planowania spotkań czy terminów zawodowych. Dodatkowo umożliwia synchronizację z innymi urządzeniami, dzięki czemu nasz harmonogram pracy jest zawsze pod ręką.
Najbardziej popularne pakiety narzędzi biurowych
W dzisiejszych czasach narzędzia biurowe tworzą tzw. pakiety biurowe, znane również jako suites. Zawierają one różnorodne programy i aplikacje, które mają wspólne elementy i umożliwiają pracę w zintegrowany sposób, a także łatwe udostępnianie danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami.
W ostatnich latach zyskały popularność pakiety biurowe w chmurze. Korzystając z tego typu rozwiązań, nie ma potrzeby instalowania programów na komputerze – wszystko działa online, dostępne przez przeglądarkę internetową. Co więcej, pliki są przechowywane w chmurze, co umożliwia łatwy dostęp do nich z różnych urządzeń oraz współdzielenie z innymi użytkownikami. Wśród najbardziej popularnych pakietów narzędzi biurowych w chmurze znajdują się:
Office 365: bez wątpienia najczęściej używany na świecie. Stworzony przez firmę Microsoft, zawiera takie programy jak Word, Excel, PowerPoint, Access czy Outlook, oferując wszystko, czego potrzeba do pracy. Dodatkowo teraz Office 365 jest dostępny w chmurze [4].
Google Workspace: zyskuje na popularności wśród użytkowników, przejmując część rynku, który kiedyś należał do Microsoftu. Google Workspace to pakiet biurowy oferujący szeroką gamę narzędzi do organizowania, zarządzania i obsługi wszelkiego rodzaju informacji. Zawiera m.in. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, prezentacje, bazy danych, kalendarz, pocztę elektroniczną i inne aplikacje [5].
Od momentu pojawienia się narzędzi biurowych stały się one podstawowym narzędziem w każdej branży, pomagając w cyfryzacji informacji, organizowaniu pracy czy szybkim i efektywnym komunikowaniu się. Praca z edytorem tekstu, porządkowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym czy tworzenie prezentacji multimedialnych to dziś standardowe zadania w biurze. Dlatego umiejętność skutecznego korzystania z takich narzędzi jest niezbędna, zwłaszcza że wykorzystywane są one praktycznie w każdej pracy biurowej. Dlatego warto nieustannie rozwijać swoje kompetencje cyfrowe, by pozostać konkurencyjnym na rynku pracy.
Jeśli zainteresowała Cię tematyka narzędzi biurowych, sprawdź bezpłatne szkolenia z natychmiastowym dostępem na Santander Open Academy. Znajdziesz tam m.in. szkolenie z Excela: Szkolenie Santander | Excel - od poziomu początkowego do zaawansowanego. Zrealizuj szkolenie i otrzymaj certyfikat od razu po jego ukończeniu.
Odwiedź Santander Open Academy – przestrzeń, która pomoże Ci osiągnąć sukces. To globalna platforma edukacyjna i rozwojowa, od lat rozbudowywana przez Grupę Santander. Zarejestruj się i zyskaj dostęp do nagród oraz w pełni finansowanych szkoleń i stypendiów realizowanych we współpracy z czołowymi uczelniami i instytucjami w Polsce i na świecie. Sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy!
Źródła
[1] Word processor pioneer Evelyn Berezin dies aged 93, https://www.bbc.com/news/technology-46539934 [dostęp 13.01.2025].
[2] Automatyzacja procesów biurowych jako klucz do efektywności współczesnej organizacji, https://www.biura-mokotow.com/automatyzacja-procesow-biurowych-jako-klucz-do-efektywnosci-wspolczesnej-organizacji/ [dostęp 13.01.2025].
[3] Guía: Qué son las herramientas ofimáticas (con ejemplos), https://www.indeed.com/orientacion-profesional/como-encontrar-empleo/herramientas-ofimaticas [dostęp 13.01.2025].
[4] Microsoft 365, https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365 [dostęp 13.01.2025].
[5] Google Workspace, https://workspace.google.com/ [dostęp 13.01.2025].
