Sistemas de gestión: ¿qué son y para qué sirven?

15/07/2024 | Santander Universidades

El ser humano, a lo largo de su evolución, ha pasado de ir andando a montar a caballo, a conducir coches o a viajar en avión, pero, obviamente, la distancia que se puede recorrer con uno u otro medio de transporte varía en gran medida. Algo similar ocurre con los sistemas de gestión en el ámbito empresarial.

Siguiendo con el símil, estos programas informáticos serían como un cohete para las organizaciones. Es decir, permiten a las empresas llegar más lejos de una forma más eficiente. De hecho, de acuerdo con un estudio, las compañías que utilizan al menos una herramienta de gestión de calidad alcanzan una productividad de entre un 33% y 39% superior a aquellas que no lo hacen. Y es que, por ejemplo, no es lo mismo usar un ábaco que una calculadora para llevar la contabilidad.

Teniendo esto en cuenta, cada vez más empresas implantan sistemas de gestión en su operativa diaria. Así, solo en el ámbito del software ERP (siglas del término inglés, Enterprise Resource Planning), se prevé que la facturación alcance los 97.000 millones de dólares en 2024, según datos de Statista. No obstante, ¿sabes qué son y para qué sirven los sistemas de gestión empresarial?

¿Qué es un sistema de gestión?

Los sistemas de gestión son softwares que incorporan procedimientos y prácticas estandarizadas y diseñadas especialmente para planificar, administrar, revisar y optimizar las operaciones de una organización. Es decir, son programas informáticos desarrollados para llevar a cabo actividades empresariales de una forma más fácil y efectiva. 

Para ello, analizan cualquier información relativa a políticas empresariales, recursos de la compañía, estructura organizacional, funciones y responsabilidades, productos y servicios o metas y la interrelacionan entre sí en cuestión de segundos. Ten en cuenta que, hoy en día, las empresas manejan ingentes cantidades de datos, y evaluarlos de forma manual resultaría imposible. Por ejemplo, gracias a los sistemas de gestión, puedes saber cuál es el stock de todas las tiendas y calcular el contenido y coste del próximo pedido o extraer estadísticas de la procedencia de los clientes según el producto con un solo clic.

Por ello, estas herramientas son fundamentales para coordinar diversas áreas o departamentos, asegurar el cumplimiento de objetivos, alinear la toma de decisiones y mejorar de manera continua los procesos internos. En este sentido, los avances tecnológicos y la evolución de la Inteligencia Artificial hacen que los sistemas de gestión sean cada vez más completos, ágiles y confiables, integrando múltiples funciones y procesos en una única plataforma que facilita la coordinación y el control. De hecho, en el sector de los Customer Relationship Management (CRM), el 70% de las compañías ya utiliza o planea usar sistemas de gestión con IA, lo que les reporta un 25% más de satisfacción del cliente y un 12% más de ventas, según las estadísticas. 

Tipos de sistemas de gestión

Dependiendo de las funciones o área administrativa de la organización a la que se dirijan, existen diferentes tipos de sistemas de gestión. ¿Cuáles son los principales? 

  • Business Process Management (BPM): optimiza y gestiona los procesos empresariales.

  • Sistema de Gestión Documental (SGD): administra y controla los documentos de la organización.

  • Customer Relationship Management (CRM): se encarga de gestionar las relaciones con los clientes.

  • Sistema de Gestión de Almacenes (SGA): se enfoca a la gestión de inventarios y almacenes.

  • Sistema de Gestión de Calidad (SGC): asegura que los productos y servicios cumplan con los estándares de calidad.

No obstante, el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) merece una mención aparte. En este caso, se refiere a un sistema de gestión que integra todos los procesos empresariales. Por tanto, combina los sistemas de gestión de diferentes áreas funcionales en una sola plataforma. Así, este instrumento permite una visión unificada de las operaciones en un entorno cada vez más complejo, al acceder y cotejar información de todas las bases de datos de forma centralizada. 

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión?

El funcionamiento de los sistemas de gestión se basa en el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), formulado por Edwards Deming. Se trata de un enfoque cíclico enfocado en la mejora continua:

  1. Se planifican los objetivos y procesos.

  2. Se implementan.

  3. Se verifican los resultados obtenidos.

  4. Se actúa para realizar mejoras.

Además, muchos sistemas de gestión están normalizados, es decir, se alinean con normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés). Este organismo se encarga de la estandarización de las especificaciones, protocolos y conceptos técnicos a nivel internacional en torno a la fabricación, comercio y comunicación. Así, genera reglas normalizadas y homogéneas por las que cualquier empresa puede guiar su modus operandi si utiliza sistemas de gestión certificados. 

Business information and infographics concept.

¿Para qué sirve un sistema de gestión?

Los sistemas de gestión ofrecen múltiples ventajas que pueden transformar la operativa de una empresa:

  • Mejora de la eficiencia: automatizan tareas repetitivas y optimizan procesos, lo que reduce el tiempo y los costos operativos.

  • Control de información: permiten acceder a toda la información de forma ágil y actualizada, permitiendo aprovechar el poder del Big Data. 

  • Toma de decisiones informada: proporcionan datos en tiempo real que facilitan la toma de decisiones estratégicas, logrando anticipar riesgos y evitar o minimizar errores.

  • Cumplimiento normativo: ayudan a las empresas a cumplir con regulaciones y estándares de calidad al someterse a las normas ISO.

  • Mejora de la calidad: garantizan que los productos y servicios cumplan con las expectativas del cliente.

  • Incremento de la productividad: al mejorar la coordinación y la eficiencia, aumentan la productividad general de la organización.

De hecho, según el informe 2023 ERP Report de Panorama Consulting, una de cada dos organizaciones que ha incorporado un ERP asegura que ha tenido mejoras en la mayoría de los procesos. Ahora bien, para exprimir al máximo las funcionalidades de los sistemas de gestión, es importante que tanto la Dirección como los empleados participen activamente en su implantación. Para ello, la capacitación en herramientas de gestión empresarial se vuelve imprescindible para cualquier profesional, sea del sector que sea. No olvides que el análisis de datos y el dominio de la última tecnología empresarial son hard skills altamente demandadas en el mercado laboral. 

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