RFP: ¿qué es, cómo se hace y para qué sirve?

Imagina que en tu empresa necesitáis un servicio de consultoría para potenciar la estrategia de marketing. Ante tal desafío, surge una pregunta: ¿cómo abordar este proceso de manera efectiva y encontrar a los aliados adecuados?

Encontrar herramientas que puedan ayudarte a optimizar la búsqueda de proveedores puede suponer una diferencia sustancial en la eficiencia y eficacia de tu proceso de adquisición. En este contexto, entra en escena el RFP: ¿qué es y cómo se estructura esta herramienta? 

¿Qué es una RFP y para qué se utiliza?

La RFP (por sus siglas en inglés, Request for Proposal), cuya traducción al español es solicitud de propuesta, es un documento que elaboran las organizaciones para establecer requisitos a la hora de adquirir un producto o servicio importante. El objetivo de este documento es solicitar información detallada sobre cómo los proveedores abordarán las necesidades específicas que ha planteado la empresa.

Además de servir como una herramienta de selección para la empresa, la solicitud de propuesta promueve la competencia justa. Al iniciar un proceso mediante una RFP, se aporta un único documento a todos los proveedores. De ese modo, cada una de las propuestas parte del mismo punto y tienen las mismas oportunidades.

 ¿Por qué redactar una RFP?

Pongamos que tu empresa te encarga buscar un proveedor de software ERP, ¿cómo abordar esta tarea? Es probable que empieces preguntando a tus amigos y compañeros de trabajo. También es posible que busques en Google. Y, una vez que has identificado algunas empresas que trabajan con el software que te interesa, tendrías que iniciar el proceso de investigación: mirar en la web, contactar por teléfono o email y solicitar una propuesta. Estos pasos los tendrías que repetir con cada uno de los posibles proveedores. 

Para optimizar este proceso, se ha concebido la RFP, que es una herramienta que permite que tú mismo establezcas las bases y fijes lo que necesitas. De esta forma, es más sencillo seleccionar al proveedor adecuado, ya que puedes comparar con mayor facilidad las propuestas y, además, ahorras tiempo y dinero.

¿Cómo se elabora una RFP?

Antes de redactar un RFP, es importante tener definidas ciertas cuestiones como: ¿cuáles son tus requisitos?, ¿con qué tipo de proveedores quieres trabajar?, y ¿cuáles son los valores y principios que rigen tanto tu empresa como el proyecto en cuestión? 

Una vez que hayas definido estos aspectos, puedes establecer el contenido de la RFP: 

• Objetivo del proceso. Qué resultado se debe obtener con el proyecto y qué acciones se deben realizar para alcanzarlo. 

• Contexto de la empresa. Misión, visión y valores de la empresa, así como la situación actual: datos del sector, demanda, competidores, coyuntura económica, etc. 

• Requisitos de la colaboración. Pueden ser legales, técnicos o de otro tipo. 

• Plazos. Los plazos deben abordar tanto la presentación de propuestas como el período en el cual se espera lograr el resultado deseado y concluir el proyecto.

• Criterios de evaluación. Cómo se van a valorar y puntuar los elementos de cada propuesta para definir a quién se contrata. 

• Presupuesto disponible para el proyecto. Cuál es la inversión prevista para el proyecto y para cada elemento del presupuesto. También se establecerán los plazos y las formas de pago al proveedor. 

• Solicitud de muestras de trabajos anteriores. Solicitar un porfolio al proveedor que incluya proyectos similares que haya realizado te ayudará a tener una idea más concreta del resultado que se puede alcanzar. 

• Forma de envío de las propuestas. Se tendrán que definir tanto los formatos de las propuestas como el medio a través del que se enviarán (correo electrónico, web u otros). 

• Información de contacto de cada proveedor. Es importante que se definan los datos de contacto necesarios de cada proveedor para pedir más documentación, aclarar dudas o aceptar el presupuesto. 

RFI, RFQ, RFA y BMP: ¿en qué se diferencian?

Ahora ya conoces lo que es RFP, pero seguro que, en este ámbito, probablemente también habrás oído hablar de RFI, RFQ, RFA o BMP. ¿Sabes qué significan? Todas estas siglas hacen referencia a distintas fases de un proceso de selección de proveedores. A continuación, te explicamos cada una de ellas: 

• RFI (del inglés, Request for Information o solicitud de información). Con este documento, se solicitan datos para conocer a posibles proveedores. Sirve para recopilar información preliminar sobre los productos o servicios.

• RFQ (del inglés, Request for Quotation o solicitud de presupuesto). Se utiliza para conocer el coste del servicio o producto, e incluye detalles sobre precios, cantidades y términos de entrega.

• RFA (del inglés, Request for Application o solicitud de aplicación). Es un documento que se usa para que tanto empresas como particulares presenten propuestas para proyectos concretos. 

• BMP (del inglés, Best Management Proposal o mejor propuesta final). Tras haber presentado varias propuestas y después de rondas de negociación, el proveedor desarrolla una última oferta que se adapta a los requerimientos del solicitante. 

Ventajas de redactar una RFP

Una RFP, que es una herramienta que simplifica los procesos de adquisición, tiene una serie de ventajas tanto para los proveedores como para las empresas que impulsan la búsqueda:

• Eficiencia. En la RFP se especifica de forma clara lo que se necesita. De esta forma, se reduce la posibilidad de malentendidos y el tiempo invertido en la aclaración de dudas. Además, con un mismo documento, se solicitan propuestas a muchos proveedores, haciendo el proceso más ágil y eficiente.

• Claridad. Se pueden abordar y definir aspectos que pueden ser delicados en la ejecución de la propuesta, como cuestiones técnicas o circunstancias concretas de la empresa que puedan afectar al proyecto. 

• Calidad. Si redactas una RFP, defines con precisión tus requisitos, lo que facilita a los proveedores poder ofrecerte soluciones reales, concretas y contrastadas.

• Colaboración. La implementación del proceso de selección mediante la solicitud de propuestas cultiva un ambiente de colaboración entre la empresa solicitante y los proveedores. La interacción que se genera gracias al proceso promueve la comunicación. Asimismo, la transparencia de la empresa brinda a los proveedores la confianza necesaria para aclarar cualquier punto que pueda generar dudas. De esta forma, se generan relaciones sólidas y duraderas.

• Competencia equitativa. Si se elabora un único documento para los múltiples proveedores, todos compiten en igualdad de condiciones y no hay información oculta o trato de favor para un proveedor determinado. 

• Selección basada en datos. Al recibir múltiples propuestas, tienes la oportunidad de comparar diferentes enfoques, costes y servicios ofrecidos. Toda esta información te permite tomar decisiones fundamentadas. 

Consejos para redactar una RFP

Ahora que ya sabes qué es una RFP, puedes implementarla en el próximo proceso de adquisición de tu empresa. Es importante que pongas atención a la redacción del documento, ya que debe ser específica. Para ello, evita formular preguntas cerradas, de sí o no. Te interesa que el proveedor desarrolle las respuestas con el mayor detalle posible.

Además, ten en cuenta que redactar una RFP requiere de habilidades, no solo de redacción, sino también de observación. Debes ser capaz de explorar desde dentro de tu empresa los valores fundamentales de la organización y del proyecto, así como de detectar las necesidades existentes y los resultados que aspiras a alcanzar. De esta forma, conocer el entorno y las necesidades existentes no es suficiente, también será clave contar con capacidades analíticas, soft skill que se puede desarrollar, aprender y actualizar a lo largo de la vida profesional. 

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