¿Qué son las reuniones de trabajo y cómo lograr que sean eficaces?

La pandemia por la Covid-19 impulsó el teletrabajo y, en consecuencia, aumentó el número de reuniones de trabajo por videollamada, ya que los equipos debían coordinarse a distancia. Esta situación provocó lo que se conoce como “fatiga Zoom”, un malestar físico y mental por parte de los trabajadores que surge como resultado de la necesidad de estar siempre frente a la pantalla y que les impide completar tareas. 

Tras la pandemia, las empresas siguen perdiendo más de un 70% de productividad por las reuniones diarias, de acuerdo con un estudio de Otter. Y es que se calcula que los trabajadores pasan una media de 23 horas a la semana reunidos, y eso sin tener en cuenta los encuentros improvisados.

La clave para que las reuniones de trabajo no sean una carga para los profesionales es lograr que estas sean eficaces. Para ello, se vuelve esencial preparar la reunión, fijar unos objetivos, evitar que los asistentes lleguen tarde o probar la tecnología antes del encuentro. ¿Quieres saber cómo puedes lograr reuniones de trabajo eficaces? Sigue leyendo.

¿Qué son las reuniones de trabajo?

Las reuniones de trabajo se pueden definir como puntos de encuentro, ya sean presenciales o en espacios virtuales, donde equipos de trabajo se agrupan durante un determinado tiempo para intercambiar opiniones y conocimientos sobre un objetivo concreto. 

Con las reuniones de trabajo, los equipos o departamentos de las empresas persiguen lo siguiente: 

• Facilitar la comunicación entre los equipos. Las reuniones de trabajo evitan los malentendidos, la duplicación de tareas o la falta de información sobre lo que está realizando el resto de compañeros. 
• Coordinar trabajos y asignar tareas. En relación con lo anterior, cuando un equipo de trabajo afronta un nuevo proyecto, todos los miembros del equipo deben tener claro cuáles son sus tareas y con qué plazos cuentan para realizarlas. Y esto es posible definirlo en las reuniones de trabajo.
• Elaborar planes de actuación. Ante situaciones de crisis, de cambios de mercado o de contratación de un nuevo cliente, puede ser necesario elaborar planes de actuación para saber qué acciones hay que realizar, qué objetivos se deben alcanzar y cómo se medirán los avances. 
• Compartir problemas. Si surge un problema o un conflicto en la empresa o en algún proyecto, las reuniones de trabajo son el espacio propicio para hablar de forma distendida y buscar soluciones. 

Tipos de reuniones de trabajo

Podemos definir los siguientes tipos de reuniones de trabajo en el ámbito laboral: 

• Informativas. En este tipo de reuniones de trabajo se transmite a los empleados una determinada información relevante, una metodología o una estrategia concreta. También, se pueden utilizar para informar sobre el avance de un proyecto, así como del estado de la empresa o del mercado en el que se trabaja. 
• De toma de decisiones. Se comparte información, se aportan ideas y opiniones y se alcanza un consenso para tomar una decisión. 
• Team building. Pueden ser reuniones presenciales o físicas y tienen como objetivo fomentar las relaciones entre los empleados y crear un sentido de pertenencia a la empresa. 

Cómo lograr reuniones de trabajo efectivas

Steve Jobs decía que la gente que sabe de lo que está hablando no necesita Power Point. Además, tenía muy claro cómo debían prepararse las reuniones de trabajo en su compañía para no perder tiempo ni dinero: las reuniones debían ser cortas, cada responsable debía tener asignado un asunto y se debía elaborar una lista de tareas por hacer. 

Sin duda, se trata de una buena estrategia, teniendo en cuenta que el 15% del tiempo de una reunión de una hora se pierde en aspectos que se pueden prever, según un estudio de Sapio Research.

¿No sabes cómo lograr reuniones de trabajo eficientes? En cada fase del proceso, ya sea en la preparación, la celebración o la conclusión de las reuniones de trabajo, se puede tomar medidas para lograr este fin: 

Antes de las reuniones

Antes de comenzar una reunión de trabajo, se pueden realizar las siguientes acciones para garantizar su efectividad:

• Definir objetivos y el tipo de reunión. De acuerdo con una investigación, el 92% de los empleados considera que las reuniones son costosas e improductivas. Por ello, debes plantearte qué quieres lograr con la reunión. Esto, a su vez, te ayudará a definir los objetivos y a que todos los participantes trabajen para lograrlos. 
• Invitar a las personas adecuadas. En función de los temas a tratar, deberás definir qué personas deben intervenir. En este sentido, es necesario que solo participen las personas involucradas. 

Se considera que, entre cinco y ocho asistentes, es lo más conveniente para que no existan dificultades de comunicación y se pueda progresar en el plazo de tiempo marcado. 

• Establecer el horario y la duración. Fijar la hora de inicio y la duración máxima de la reunión ayudará a que cada asistente organice su trabajo y se pueda preparar los puntos a tratar con antelación. 

La reunión no debería durar más de una hora y, autores como Donna McGeorge, autora del libro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, o Francesco Cirillo, creador de la técnica Pomodoro, coinciden en que se debe establecer una duración máxima de 25 minutos, ya que a partir de ese momento las personas solemos perder nuestra capacidad de atención. 

• Elegir el lugar adecuado según el tipo de reunión. Es importante que el lugar se ajuste al número de asistentes, así como que los materiales y las herramientas que se necesiten estén disponibles y funcionen de manera correcta. 

Durante las reuniones

Una vez que ha empezado la reunión de trabajo debes:

• Organizar la participación. El líder de la reunión deberá facilitar que todos los participantes hablen y aporten su opinión, con el fin de evitar que otras personas dominen el encuentro y se dificulte el debate. 
• Evitar los desvíos de los temas u objetivos fijados. Es importante mantener el foco a lo largo de toda la reunión para no perder el hilo y el tiempo. Si alguien comienza a hablar de otro tema, reconduce la reunión para volver a centrarla. 
• Tomar nota de lo comentado. Los acuerdos que se tomen deben ser registrados para que, posteriormente, se pueda informar a todos los participantes por escrito sobre las tareas asignadas y acciones a realizar. 

Después de las reuniones

Las reuniones de trabajo no terminan cuando todos los asistentes abandonan la sala. Tras su finalización, se pueden realizar dos acciones que favorecen la efectividad de la reunión: 

• Elaborar un acta de los temas tratados y de los acuerdos alcanzados. Incluye los acuerdos o la información que se haya tratado en la reunión en un acta, de manera que quede todo por escrito. 
• Enviar toda la información a los participantes. A continuación, envía el acta a todos los participantes por correo electrónico para que quede constancia de la reunión, así como de los acuerdos y asuntos tratados. 

Pon en práctica las reuniones de trabajo eficaces

Varias investigaciones han demostrado que, en aquellas empresas en las que las reuniones de trabajo se reducen en un 40%, la productividad de los empleados se incrementa en un 71%. Y es que, en la actualidad, es importante saber cómo realizar reuniones eficaces para evitar desperdiciar tiempo y recursos, así como para no afectar de forma negativa en la productividad y en los resultados del trabajo. 

Sin embargo, para ello, es necesario contar con habilidades de comunicación para transmitir la información de manera clara y concisa; la capacidad de liderazgo para tomar decisiones rápidas y efectivas, guiar a los participantes y establecer un ambiente de trabajo colaborativo; y empatía o habilidades emocionales, para escuchar de manera activa a los participantes, con el fin de comprender sus necesidades. No obstante, se trata de habilidades que se pueden desarrollar a través de la formación continua. 

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