¿Qué es el Backoffice y qué funciones tiene?

Los canales digitales se han afianzado con la pandemia por la Covid-19. Según datos de McKinsey, por ejemplo, solo en Europa, un 80% de los consumidores adultos con acceso a internet ha usado en los últimos seis meses los canales digitales y, de ese 80%, casi 70 millones de usuarios han experimentado por primera vez con servicios digitales.

Ante la transformación digital, las empresas deben poner el foco en todo lo que sucede “detrás”, esto es, el backoffice. Como señala Francisco Moure, socio de FS Consulting de KPMG en España: “al cliente le da igual que tengas uno o cincuenta sistemas con cientos de procesos. Lo que quiere es que el servicio que le ofreces cumpla con sus expectativas de rapidez, sencillez y calidad”.

De esta manera, el backoffice resulta esencial para la salud de la organización y para la satisfacción de las necesidades del cliente. A continuación, te explicamos qué es el backoffice, qué funciones tiene y por qué es importante en la gestión empresarial y en el plan de negocio.

¿Qué es el backoffice y cuáles son sus funciones? 

El backoffice engloba todas las actividades internas de la organización que se refieren a aspectos administrativos y financieros, pero que no tienen relación con las ventas o con la atención directa al cliente. Este servicio de backoffice lo puede desarrollar de manera interna la misma empresa o lo puede llevar a cabo a través de un proveedor externo. 

Algunas de las funciones más destacadas que desarrollan los departamentos que forman parte del backoffice son las siguientes: 

• Soporte tecnológico. En la actualidad, todas las compañías emplean tecnología en su trabajo del día a día, sobre todo, los ordenadores y móviles. Por este motivo, es importante contar con un equipo especializado en Tecnologías de la Información (TI) que sepa solucionar cualquier problema tecnológico, así como asesorar sobre las nuevas tecnologías que se pueden aplicar en la empresa. 
• Contabilidad, cobros e impagos. La contabilidad y el control de cobros y pagos son fundamentales para la solvencia y liquidez de una empresa, por lo que este departamento de backoffice es una pieza fundamental en el engranaje de cualquier negocio. 
• Organización de recursos humanos. Las personas que forman parte de una compañía son esenciales para su funcionamiento y su éxito; de ahí la necesidad de disponer de un departamento que asuma todas las funciones relativas al personal: selección de candidatos, elaboración de contratos, gestión de altas y bajas, despidos y confección de nóminas, entre otras cosas. 
• Marketing y publicidad. Otra de las funciones más importantes para las empresas es la de marketing y publicidad. En este sentido, este sector de backoffice elabora la estrategia de marketing de la organización y elige qué canales son los más adecuados para llevarla a cabo. Además, se ocupa de las campañas de publicidad en redes sociales, buscadores y otros medios. 

¿Por qué es importante el backoffice en una empresa? 

La importancia de los servicios de backoffice está aumentando, y así lo muestra el Informe de Zendesk sobre las Tendencias en experiencia de empleado, el cual  establece que el 54% de los equipos de soporte interno de las empresas afirma que su visibilidad de cara a los altos cargos es mayor que nunca. 

Y es que, al analizar las funciones y ver qué es exactamente el backoffice, habrás podido ver que se trata de un conjunto de servicios que son como la trastienda de una empresa, ya que no se ven desde fuera de la organización, pero son esenciales para su funcionamiento. 

De esta manera, un buen servicio de backoffice resulta imprescindible para cualquier organización por varias razones: 

• Las áreas de ventas o de operaciones no funcionarían de forma correcta sin un servicio de backoffice adecuado.
• Aumenta la eficiencia de los procedimientos, dado que se gestionan por expertos y se pueden automatizar con tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA) para evitar errores y tareas duplicadas. 
• Facilita la comunicación y el intercambio de información entre departamentos de manera que cada trabajador tiene claras sus funciones. 
• Reduce los costes, ya que la disminución de errores y el uso de los recursos de forma más eficaz supone menos gastos. 
• Aumenta la productividad porque las tareas se realizan de forma más rápida y por profesionales que aportan su expertise. 
• Mejora la experiencia del cliente. Todo lo anterior supone que los pedidos se atiendan más rápido y que se aporten soluciones a los clientes de forma más transparente y ágil. 

¿Cómo optimizar el funcionamiento del negocio a través del backoffice? 

Según un informe elaborado por IDC y ADP, los procesos de transformación digital en curso (DX) ya no se centran solo en el front end de las organizaciones, dado que las empresas están poniendo el mismo esfuerzo en la transformación del backoffice, por ejemplo, de finanzas y contabilidad o recursos humanos.

Optimiza el rendimiento del negocio a través de la formación del personal de backoffice 

No solo es importante saber qué es el backoffice, sino entender que, si tienes interés en el mundo de los negocios o en emprender, es fundamental que tengas claro que, para optimizar la productividad de una empresa, debes considerar la importancia de los servicios de backoffice, y una de las formas de conseguirlo es mediante la mejora de habilidades profesionales. 

En este sentido, una de las habilidades más valoradas en el mundo empresarial es el dominio de idiomas; en especial, el inglés. Sin ir más lejos, existen capacitaciones adicionales con las que puedes aprender a elaborar estudios de mercado, crear un plan de negocio o buscar inversores a la vez que perfeccionas tu inglés. 

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