Productividad en el trabajo: qué es y cómo medirla

21/11/2022 | Santander Universidades

¿Sabías que unos empleados felices pueden aumentar la productividad en el trabajo hasta en un 88%? Esto es lo que señala el estudio Felicidad y trabajo de la consultora Crecimiento Sustentable.

Si bien el concepto de productividad es muy antiguo, es cierto que este, además de adaptarse a conceptos nuevos como la sostenibilidad o la conciliación laboral y familiar, ha cambiado y se ha ampliado notablemente a medida que aparecían derechos laborales nuevos y evolucionaban las condiciones laborales.

Asimismo, la productividad en el trabajo, tal y como la entendemos a día de hoy, ha dado un gran salto por la irrupción de la IA generativa. Según un estudio de la Universidad de Stanford, esta nueva tecnología permite incrementar la productividad hasta en un 14%. Otros factores, como el aumento de los puestos de trabajo remoto, también han transformado este concepto. 

La presencia de más distracciones, la tendencia a ser menos rigurosos con los horarios y, en muchos casos, el aumento de la disponibilidad están afectando a la productividad. Lo cierto es que la sensación de haber pasado el día entero delante de un ordenador se ha vuelto común y, con ello, muchas rutinas y hábitos se han visto afectados.

Por todo esto, ahora es más importante que nunca aplicar las máximas de la productividad en el trabajo, pero ¿quieres descubrir cómo iniciar este ciclo para mejorar tus hábitos laborales y aumentar tu productividad en el trabajo?

En este artículo, encontrarás, además de una fórmula para evaluar la productividad de tu empresa en general, un test para medir tus hábitos y conocer el margen de mejora en tu rendimiento, así como algunos consejos para incrementar tu eficiencia en el trabajo.

¿Qué es la productividad en el trabajo?

La productividad en el trabajo es la capacidad de una empresa o persona de producir valor en relación con los recursos consumidos. Sin embargo, cuando hablamos de productividad y de los consejos para mejorarla, por lo general, nos referimos al tiempo relativo que se tarda en completar una tarea, así como al aumento o disminución de este según diversos factores. 

En este sentido, por ejemplo, si una persona puede atender una llamada cada 10 minutos y cobra 20 € por llamada, su productividad sería de 6 llamadas por hora trabajada, y generaría un beneficio de 120 € por hora. En este caso, la producción se refiere a la capacidad de atender a un cliente, y los recursos consumidos son el tiempo y el coste económico. 

Aunque la productividad se centra en mejorar este rendimiento en el trabajo, sus objetivos no solo son producir más resultados en un menor tiempo. Lo cierto es que también tiene como fin tanto desarrollar hábitos laborales y ritmos de vida más saludables como alcanzar un equilibrio satisfactorio entre ocio y trabajo para generar un mayor bienestar que, a su vez, repercuta en un mejor rendimiento.

productividad en el trabajo

¿Por qué es importante la productividad en el trabajo?

En las últimas décadas, la productividad en el trabajo no ha parado de aumentar gracias a la implementación de nuevas tecnologías y de metodologías ágiles de gestión de tareas y de tiempo. 

Esta mejora en la productividad no solo se traduce en una mayor eficiencia en la producción de bienes o servicios, sino también en un mejor ambiente laboral, unas condiciones más favorables, un equilibrio entre vida personal y profesional y una mayor satisfacción del empleado.

Entender este enfoque que da tanta importancia a aumentar el rendimiento de una organización es sencillo: la productividad tiene una relación directa con los beneficios. Un equipo más productivo puede hacer más, en menos tiempo, lo que permite a la empresa crecer y prosperar. Además, este aspecto desempeña un papel crucial en la mejora de la satisfacción y fidelización de los clientes.

Sin embargo, más allá del beneficio económico, la productividad también está vinculada con la satisfacción laboral. Un trabajador que es productivo se siente más realizado y motivado, lo que a su vez contribuye a un ambiente de trabajo más positivo y, por lo tanto, más feliz. A su vez, esto promueve que la productividad tenga una tendencia constante al alza.

Por el contrario, una baja productividad en el trabajo produce efectos negativos para todas las partes implicadas. Por un lado, la empresa podría no alcanzar sus objetivos, lo que implica la falta de crecimiento o, incluso, dificultades para mantener su competitividad. Por otro lado, para el empleado, esto puede generar estrés, desmotivación y, en casos extremos, resultar en la pérdida del empleo.

¿Qué factores influyen en la productividad en el trabajo?

La productividad en el trabajo puede verse afectada por una gran variedad de aspectos. En este sentido, aunque algunos pueden pasar desapercibidos o parecer poco relevantes, todos contribuyen al resultado final. La suma de estos factores impacta en las capacidades, motivación y voluntad para trabajar. Entre estos factores, podemos destacar los siguientes:

  • Conocimientos, habilidades y formación: abordar una tarea sin los conocimientos, las habilidades o la formación adecuada puede resultar en una baja productividad. De hecho, se estima que solo el 50% de los empleados del mundo ocupan puestos correspondientes a su grado de formación.

  • Herramientas, equipamiento y materiales disponibles: disponer del material de trabajo más adecuado y en buen estado tiene una influencia directa tanto en la productividad del proceso como en el resultado.

  • Motivación personal y satisfacción en el trabajo: según datos de Adecco, uno de cada cuatro empleados en España está insatisfecho con su empleo. La insatisfacción genera desmotivación, lo cual es incompatible con una productividad en el trabajo elevada.

  • Salud física: una persona que experimenta malestar o debilidad física puede tener dificultades para concentrarse y mantener la productividad. Según el informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), casi tres millones de trabajadores mueren cada año por accidentes y enfermedades laborales en todo el mundo.

  • Salud mental: el informe de Gallup State of the Global Workplace 2023 asegura que el 44% de los empleados presenta altos niveles de estrés. Asimismo, el 85% de los empleados siente que su bienestar ha disminuido en los últimos años. Una buena salud mental es imprescindible a la hora de alcanzar la mejor versión de uno mismo.

  • Salario: el estudio de Adecco e Infoempleo Informe Infoempleo 2022 indica que el 70% de los trabajadores no está satisfecho con su salario, lo que a menudo provoca un descenso de la motivación, compromiso y productividad en el trabajo.

  • Salario emocional: el salario emocional se refiere a todas las compensaciones no económicas que recibe un empleado a cambio de su trabajo y que incrementan su satisfacción y bienestar. Por ejemplo, según un informe de InfoJobs, la flexibilidad laboral es lo más importante para el 37% de los empleados.

  • Clima laboral: el ambiente puede afectar la productividad en el trabajo. Un entorno laboral hostil o negativo puede disminuir la motivación y la eficiencia, mientras que un buen clima laboral las incrementa.

  • Incentivos y recompensas adicionales: los incentivos y recompensas adicionales pueden ser una gran forma de motivar al equipo. Cuando los empleados se sienten valorados y recompensados por su trabajo, se sienten más motivados para trabajar de manera más eficiente y productiva.

  • Dirección y liderazgo por parte de sus superiores: tan solo el 12% de los empleados considera que tiene un buen líder en su lugar de trabajo. Un buen liderazgo puede aumentar la productividad de un equipo al proporcionar dirección, motivación y apoyo.

  • Equilibrio entre vida laboral y personal: una encuesta publicada en Frontiers Psychology demostró que el equilibrio entre vida personal y laboral mejora el desempeño y la satisfacción laboral, mientras que el desequilibrio impacta de forma negativa en la productividad y el rendimiento.

  • Descanso y sueño adecuados: Yoaly Arana, somnóloga experta en trastornos del sueño, explica que dormir poco o padecer algún trastorno del sueño afecta de manera negativa a la productividad en el trabajo. Dormir menos de seis horas puede ocasionar problemas de atención, concentración, reflejos y de memoria, así como dificultades para tomar decisiones.

productividad en el trabajo

¿Cómo se mide la productividad en el trabajo?

Medir la productividad en el trabajo se ha convertido en una práctica fundamental para evaluar el desempeño y el rendimiento tanto a nivel organizacional como individual. La capacidad de cuantificar la eficiencia laboral no solo permite a las empresas optimizar sus procesos y recursos, sino que también brinda a los trabajadores la oportunidad de mejorar su propio rendimiento y contribuir de manera más significativa al éxito general de la empresa.

A continuación, te proporcionamos algunas herramientas que puedes usar para medir la productividad empresarial y personal:

Cómo medir la productividad empresarial

Evaluar la productividad de toda una organización implica un desafío considerable en comparación con la medición individual. 

Para ello, se pueden utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) que miden la eficiencia de diferentes aspectos de la organización, como la productividad del personal o la eficacia de los procesos. A partir de los datos recopilados, se pueden sacar conclusiones y tomar decisiones que ayuden a la empresa a seguir creciendo. 

Asimismo, hoy en día, existen muchas herramientas digitales que permiten recopilar datos y calcular la productividad de una forma eficiente. En este sentido, hay fórmulas como la siguiente que puedes emplear:

Productividad = Productivos o servicios producidos / Recursos laborales utilizados

Para aplicar esta fórmula, recuerda utilizar siempre las mismas unidades de medida y emplear indicadores relevantes que estén sobre la misma base temporal. Por el contrario, si utilizas datos diferentes, se generarían resultados incorrectos. 

Por ejemplo, imagina que una fábrica de procesadores informáticos produce 4.000 procesadores al día, los cuales tienen un valor de venta de 300 € por unidad. Para producirlos, se necesitan 100 empleados que cobran un salario medio de 1.500 € al mes, por lo que el coste diario de cada empleado es de 50 € (1.500 € dividido entre los 30 días del mes).

Por tanto, si la fábrica produce con 100 empleados 4.000 procesadores al día, la productividad sería de 40 procesadores por empleado al día (4.000 procesadores dividido entre 100 empleados). Asimismo, si se quiere calcular la productividad en el trabajo en términos económicos, se podría decir que cada empleado genera 12.000 € al día (40 procesadores por 300 € cada uno).

Cómo medir la productividad personal en el trabajo

El primer paso para aumentar el rendimiento individual es medir la productividad en el trabajo para poder identificar las posibilidades de mejora. A continuación, presentamos algunas de las acciones que se pueden llevar a cabo para medirla:

  • Llevar un registro de las horas de trabajo y de las tareas completadas: esto ayuda a identificar las horas de mayor rendimiento y las distracciones más importantes. Además, servirá para hacer comparativas después de aplicar cambios en las rutinas.

  • Elaborar listas de objetivos precisos: determinar qué hay que hacer permite tanto organizar el trabajo como medirlo. Por ello, anota tus objetivos de la forma más clara posible, ya sea a mano o en el medio digital que prefieras, segmenta las tareas e identifica qué porcentaje de trabajo has completado a lo largo de la jornada.

  • Fragmentar los grandes objetivos en tareas básicas: desglosar las tareas complejas en otras más pequeñas resulta crucial para evitar que te sientas abrumado por las labores extensas. No fijes objetivos como “preparar la conferencia” o “redactar informe” y, en cambio, subdivídelo en tareas como “reunir datos del primer trimestre”.

test-de-productividad

Mide tu rendimiento con el test de productividad en el trabajo

Como puedes comprobar a lo largo del artículo, la productividad en el trabajo es un conjunto de hábitos que pueden cultivarse y que va mucho más allá de completar tareas de manera rápida. Se trata de construir un modo de vida que nos ayude a afrontar el día a día con el máximo bienestar posible.

Sin embargo, el primer paso para mejorar la productividad es medirla. Por este motivo, a continuación, te proporcionamos un test de productividad con el que puedes medir tu rendimiento y descubrir cómo llevar un ritmo de vida más saludable.

Instrucciones para hacer el test de productividad

A continuación, te presentamos una serie de preguntas que te permitirán reflexionar sobre algunos de los hábitos diarios que afectan de forma directa e indirecta en tu productividad en el trabajo. Sigue las siguientes instrucciones para hacer este test e interpretar los resultados:

  1. Lee atentamente cada una de las preguntas y respuestas y selecciona aquella con la que sientas mayor identificación. No te lo pienses demasiado, la respuesta natural surge de manera automática.

  2. Una vez que hayas respondido a estas 10 preguntas, haz un recuento del número de veces que se repite cada una de las letras A, B, C y D.

  3. Cuando hayas identificado qué letra es la que más veces se repite en tus respuestas, ve al final del test.

  4. Al final del test, encontrarás los resultados que te permitirán medir tu nivel de productividad actual. Además, te ofrecerán una orientación sobre tu estado actual, así como una serie de consejos con los que puedes mejorar tu rendimiento y tu bienestar personal.

Resultados del test de productividad laboral

  • Mayoría de “A”: tu productividad está bajo mínimos. Aunque eres capaz de afrontar todas tus tareas, seguramente tu nivel de estrés es alto y el de productividad bajo. Tienes que empezar a organizarte y comprender que tu rendimiento también depende de tu bienestar. No es que no tengas tiempo, sino que no dispones de la organización adecuada.

Debes empezar a cuidarte en el plano personal: dedícate algo de tiempo y no olvides estar más con los tuyos. También deberías analizar cómo es tu día a día y averiguar qué puede estar fallando, dado que seguro que puedes mejorar muchas cosas. Empieza por identificar distracciones, marcarte objetivos, organizar tareas y aprender a decir que no de vez en cuando.

  • Mayoría de “B”: sabes el camino, pero no lo aplicas. Aunque sabes que tu productividad en el trabajo podría ser mejor, te estás dejando llevar por el ritmo frenético de tu entorno laboral. No quieres fallar y, por eso, tratas de abarcar todo, aunque sabes que esto, tarde o temprano, afectará a tu bienestar y rendimiento.

Tu objetivo debería ser empezar a introducir pequeños cambios que puedan ayudarte a aumentar tu rendimiento. Prueba a organizar tus tareas a diario, respetar tus horarios de ocio y comprobar si el camino que estás tomando va acorde a tus objetivos. Presta atención a las distracciones y evita procrastinar.

  • Mayoría de “C”: vas por el buen camino, aunque aún puedes mejorar. Eres una persona que conoce muy bien la importancia de mantener un equilibrio personal y laboral. Te mantienes alejado de las distracciones, conoces tus objetivos y sueles organizar tu tiempo de manera efectiva. A pesar de ello, no eres constante y, en ocasiones, se te acumula trabajo. Incluso, cancelas planes de disfrute porque no “tienes tiempo”.

Debes dejar de procrastinar, aprender a decir que no y seguir tu hoja de ruta, porque sabes que ese es el camino para aumentar tu productividad y alcanzar un ritmo de vida más saludable.

  • Mayoría de “D”: ¡tu productividad está por las nubes! A pesar de que el camino ha sido duro, ahora sabes cuál es el camino para estar en equilibrio. Respetas tus horarios laborales, te sabes organizar y la mayoría de días puedes cumplir con todas las tareas que te propones. Tienes tus objetivos muy claros y haces todo lo necesario para cumplirlos.

Todo ello está propiciado por una vida plena, donde combinas el trabajo con tus aficiones, amigos, ejercicio y descanso a partes iguales. Si bien hay días en los que tu productividad también es baja, sabes cómo volver al camino. ¡Enhorabuena! Tan solo te queda seguir mejorando.

Beneficios de medir la productividad laboral

Medir la productividad laboral es indispensable tanto para las empresas como para los trabajadores. Por un lado, las empresas encuentran en este dato una fórmula para seguir creciendo. Por el otro, en el plano individual, este indicador puede motivar a las personas a seguir mejorando su rendimiento y alcanzar sus metas profesionales.

Por lo general, medir la productividad en el trabajo permite:

  • Encontrar áreas de mejora y oportunidades para seguir creciendo.

  • Identificar las tareas o procesos que consumen más tiempo de lo necesario.

  • Establecer objetivos realistas y alcanzables basados en datos reales.

  • Optimizar costes, ahorrar tiempo y aumentar la competitividad.

  • Mejorar la gestión del tiempo y la organización de tareas.

  • Fomentar la satisfacción laboral y mejorar el bienestar de los empleados.

  • Crear un ambiente de trabajo más eficiente y productivo.

  • Medir el progreso y la eficacia de las estrategias implementadas para tomar mejores decisiones.

5 consejos para mejorar la productividad en el trabajo

Al medir la productividad laboral, ya es posible ver dónde hay margen de mejora y, por tanto, resulta más fácil eliminar distracciones, aumentar el número de tareas breves completadas y reducir el estrés por intentar abarcar demasiado a la vez. A pesar de que el auténtico desafío está en poner en práctica los puntos de mejora detectados, existen algunos consejos que te ayudarán a mejorar la productividad en el trabajo:

  • Asume las tareas más difíciles o pesadas en aquellos momentos en los que rindas más: las tareas difíciles y complejas suelen llevar tiempo, pero si se inician en momentos de cansancio o de baja atención, pueden ser devastadoras para el rendimiento. 

En la actualidad, grandes empresas promueven iniciativas para aumentar la productividad de sus empleados, como el “Make Time” de Google. En concreto, esta compañía anima a sus trabajadores a descansar de la pantalla en aquellos momentos en los que funcionan mejor para pensar en ideas innovadoras y así no perder el dinamismo creativo.

  • Haz un horario de descansos: un estudio de The Adecco Group Institute concluyó que los descansos breves y regulares aumentan la productividad en el trabajo. Por ello, es fundamental que programes no solo tus horas de trabajo, sino también tus descansos breves, que deberían ir intercalados en tu jornada laboral. Asimismo, habría que incluir descansos más largos para comer, estirar las piernas, mirar a lo lejos y despejar la cabeza.
  • Respeta las horas de ocio: salir del trabajo a la hora que toca es tan importante como llegar puntual. Disponer de tiempo libre para hacer cosas que nos gustan es vital para rendir mejor, mejorar la salud mental y mantenerse motivado. Por esta razón, procura evitar contestar llamadas y correos de trabajo o adelantar tareas fuera de tu horario.
  • Comprueba si tus listas de objetivos están cumpliendo su función: no todas las personas funcionan igual, y muchas veces necesitarás reorientar tu estrategia de productividad laboral varias veces antes de encontrar la que te funciona. Esto también pasa por identificar elementos que te puedan saturar más que agobiar, como listas de tareas ineficientes o demasiado largas. ¿La lista está cumpliendo tu objetivo? Si la respuesta es que no, prueba a acotarla o subdividirla aún más. 

  • Apóyate en la inteligencia artificial: la IA se ha convertido en una herramienta clave a la hora de aumentar la productividad en el trabajo. Descubre, experimenta y utiliza herramientas de inteligencia artificial que te permitan acelerar los procesos y automatizar tareas rutinarias. 

Es recomendable que la aproximación a los cambios sea gradual para que resulte cómoda y no tengas que pasar más tiempo pensando en la productividad que en el propio trabajo. Lo mismo ocurre con las herramientas de productividad que utilices: asegúrate de que no añadan más trabajo del que facilitan. Y, por supuesto, vuelve a medir tu rendimiento después de la aplicación de los cambios para ver los resultados e identificar nuevas posibilidades de mejora.

Sin duda, hay mucho más que comprender y explorar sobre la productividad en el trabajo. En este sentido, promover la formación continua de los empleados es una herramienta esencial para motivar a los trabajadores, aumentar su compromiso con la empresa y mejorar su competitividad y productividad.  

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Fuentes

Publicado originalmente el 21 de noviembre de 2022 y actualizado el 14 de marzo de 2024

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