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Plan de formación en la empresa: ¿qué es y cómo elaborarlo?

14/01/2025 | Santander Universidades

¿Por qué algunas empresas consiguen atraer y retener a los mejores perfiles profesionales? El plan de formación puede ser la clave de esta captación y fidelización del talento. De hecho, los beneficios asociados al salario emocional son cada vez más valorados por los empleados. Sin ir más lejos, según el informe Employer Brand Research 2024 de Randstad, la Generación Z da menos importancia al salario económico, pero más a la buena capacitación a la hora de buscar empleo.

A pesar de la importancia de disponer de un plan de formación para las organizaciones, en España, tan solo uno de cada tres trabajadores tiene acceso a un plan de formación, según el VIII Barómetro DCH La Gestión del Talento España, Portugal y Latinoamérica 2023/24. Asimismo, las compañías españolas solo utilizan el 54,6% del crédito total de formación del que podrían bonificarse, de acuerdo con la Fundación Estatal para la Formación del Empleo (FUNDAE).

Sin embargo, en un entorno empresarial cada vez más competitivo, las empresas necesitan adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Para ello, un plan de formación bien diseñado no solo contribuye a mejorar las competencias del personal, sino que también permite impulsar la productividad y fomentar una cultura de mejora continua, garantizando que la organización se mantenga a la vanguardia.

¿Quieres saber cómo elaborar un plan de formación y cuáles son sus beneficios? Te lo contamos.

¿Qué es un plan de formación?

Al hablar de plan de formación en una empresa, nos estamos refiriendo al conjunto de acciones que las compañías desarrollan de forma estructurada para mejorar las habilidades, conocimientos y competencias de sus empleados. Es decir, se trata de una estrategia empresarial enfocada en el desarrollo del talento, tanto a corto como a largo plazo.

Ten en cuenta que el plan de formación no se limita a cubrir las necesidades de conocimientos actuales de la organización, sino también a anticipar los requerimientos futuros del mercado laboral. Por tanto, el objetivo principal de un plan de formación es alinear las metas de desarrollo profesional de los empleados con los objetivos estratégicos de la empresa.

En definitiva, se trata de cuestionar qué competencias o habilidades necesita adquirir el capital humano para cumplir con las metas de la compañía. Esto incluye desde capacitaciones técnicas específicas hasta el desarrollo de habilidades blandas, como liderazgo o trabajo en equipo. Por ejemplo, una compañía que vaya a expandirse al mercado asiático puede ofrecer formación en idiomas, pero también en pautas de negociación para tratar con los nuevos clientes.

Objetivos de un plan de formación para la empresa

Junto a esta finalidad genérica del plan de formación, también existen objetivos concretos. ¿Qué se persigue con esta estrategia?

Desarrollo profesional. Una de las funciones del plan de formación es facilitar una mejora continua de la plantilla. Esto significa dotar a los trabajadores de capacitación que les permita desempeñar sus funciones de forma correcta y mantenerse al día en su área de actividad. Sería el caso de una capacitación sobre un nuevo software, un programa de reciclaje para los empleados senior o un curso de riesgos laborales tras detectar varios fallos de seguridad.
Ajustes organizacionales. El plan de formación también se utiliza para acometer de forma eficiente cambios estructurales de la empresa a través de programas de reskilling. Por ejemplo, puede que una empresa deba realizar cambios de personal en diferentes departamentos, por lo que debe garantizar que los trabajadores que pasen de unos a otros estén preparados para ello.
Innovación y competitividad. El plan de formación debe mirar, a su vez, hacia el futuro. ¿Hacia dónde se dirige el mercado y qué competencias serán precisas entonces? Para garantizar la innovación, adaptabilidad y competitividad de las empresas, es fundamental analizar las necesidades futuras en materia de capacitación y anticiparse a ellas.
Employer branding. Disponer de un plan de formación es un revulsivo para que los profesionales deseen incorporarse a la empresa, así como para fidelizar a los empleados existentes. ¿Sabías que, según Flexoh, el 94% de los trabajadores admite que se quedarían en su actual compañía si esta misma invirtiera en su desarrollo profesional? Por tanto, el plan de formación también debe dirigirse a satisfacer las expectativas de los profesionales.

El plan de formación es imprescindible para la captación y retención de talento.

¿Por qué invertir en un plan de formación?

En los últimos años, la retención del talento y la rotación de personal, con los elevados costes que conlleva, se ha convertido en una de las principales preocupaciones de las organizaciones. De hecho, la escasez de perfiles profesionales cualificados es el principal problema para el 64,7% de las empresas, de acuerdo con el Informe Infoempleo Adecco 2023. Es lógico, teniendo en cuenta que más de la mitad de los empleados se encuentran en una situación de búsqueda ininterrumpida de trabajo, incluso cuando están empleados, de acuerdo con el informe State of the Global Workplace 2024 de Gallup.

Por tanto, satisfacer a los empleados en el ámbito formativo se ha vuelto una necesidad para muchas compañías. Se trata de un reto que debe asumir el Departamento de Recursos Humanos y que consiste en incluir la formación dentro del plan de carrera o de desarrollo como estrategia empresarial. En este sentido, el proceso formativo comienza con el plan de acogida, desde el momento en el que el candidato se incorpora a la compañía, con el fin de facilitar su adaptación y apoyarlo durante su primera etapa. Desde luego, ofrecer al colaborador una atractiva trayectoria profesional acompañada de un plan de formación adaptado a sus necesidades puede resultar un buen comienzo.

Asimismo, invertir en un plan de formación proporciona ciertas ventajas como mejorar la productividad y el rendimiento o crear trabajadores polivalentes que saben adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado. A su vez, gracias a estas acciones, las organizaciones logran una mejor competitividad en el mercado, un aumento de la satisfacción y la motivación de sus empleados, una imagen corporativa atractiva y un buen clima laboral, entre otras ventajas.

La elaboración del plan de formación comienza con la evaluación de las necesidades de competencias y habilidades y termina con el análisis de resultados.

¿Cómo elaborar un plan de formación?

Para lograr este impacto positivo, el diseño y la implementación de un plan de formación es una labor significativa. No se trata de ofrecer acciones formativas sin un análisis previo. Por este motivo, se debe garantizar que la Dirección de la organización está involucrada en su desarrollo. Asimismo, se trata de un proceso que se realiza de manera sistemática y se divide en las siguientes etapas:

1. Detección de las necesidades formativas

El primer paso consiste en una evaluación de los conocimientos y habilidades que posee la plantilla y de los puntos en los que hay margen de mejora. Para ello, no existe un modelo universalmente válido, pero es muy recomendable involucrar a los trabajadores en el diagnóstico de las necesidades formativas mediante un cuestionario o una entrevista personal, donde se les realicen una serie de preguntas como:

¿Qué le haría sentirse más seguro en el trabajo?
¿Qué métodos de aprendizaje prefiere?
¿Qué mejoraría en el rendimiento del equipo o cuáles son sus intereses?

Lo cierto es que no todas las organizaciones integran el plan de formación en la política de personal, ya que esto dependerá del tipo de compañía, del peso que esta misma otorgue a la formación y de su estrategia empresarial. A pesar de todo, la detección de las necesidades formativas resulta fundamental para poder anticiparse a futuros movimientos, como jubilaciones, nuevas incorporaciones o promociones.

2. Definir los objetivos y el presupuesto

Una vez que se han identificado las necesidades formativas, es el momento de pensar en el propósito y en cuánto se quiere invertir en el programa. Con esta información, se debe presentar una propuesta técnica a la Dirección. En esta fase, plantearse las siguientes cuestiones puede resultar de gran ayuda:

¿Qué fin tiene este programa?
¿Qué problemas resuelve?
¿Cómo mejorará el plan de formación el desempeño de los empleados?
¿Cómo lograrán los trabajadores los objetivos de negocio?
¿La formación preparará a los profesionales para asumir nuevos roles?
¿Cómo aumentará este programa la tasa de retención de talento?

3. Seleccionar proveedores

Después de haber llegado a un acuerdo con la Dirección sobre qué necesidades formativas desarrollar, con qué finalidad y el presupuesto que se va a destinar, es necesario establecer los actores que ejecutarán las acciones formativas: profesionales internos o externos a la empresa. En este caso, esta decisión se verá condicionada en función de los recursos de personal de la compañía.

4. Diseñar el plan

Se trata del momento clave del plan de formación: implementar las acciones formativas concretas. Por esta razón, es la fase en la que se van a invertir más esfuerzos y recursos. Con el fin de diseñar un buen plan de formación, es preciso abordar cuatro aspectos:

Contenidos: la selección de las temáticas a incluir en el plan vendrá determinada por las necesidades detectadas y la priorización de aquellas que se quiera desarrollar.
Metodología: según el nivel jerárquico al que se destinen las acciones, la ubicación geográfica de los usuarios y las tendencias formativas en el mercado, se definirá un tipo de formación u otro.
Público objetivo: hay que definir los destinatarios de las acciones, quiénes necesitan actualizar o incorporar nuevos conocimientos y competencias para desempeñar mejor sus puestos de trabajo.
Logística: es importante fijar la organización de los espacios y elaborar un cronograma que calendarice todas las actividades.

5. Evaluar los resultados

En esta última etapa, y una vez que se ha ejecutado el plan de formación, se recogen las impresiones de los participantes y se miden los parámetros necesarios para valorar su grado de eficacia. Lo cierto es que existen múltiples opciones para evaluar el impacto de las acciones. En este sentido, algunas herramientas o softwares te permiten recoger los datos y analizarlos de manera automatizada para calcular la rentabilidad de la inversión (ROI), mientras que otras se reducen a una sencilla fórmula: (beneficio obtenido - inversión) / inversión x 100.

Sin duda, conocer el ROI es clave para hacer ajustes y mejorar las futuras propuestas. Y es que, sin ir más lejos, según Nolan Hout, los planes de formación ineficaces pueden costar hasta 13 millones de dólares al año por cada 1.000 empleados. No obstante, si una empresa lo implementa de manera correcta, obtiene un 24% más de ganancias que aquellas que no lo hacen.

El plan de formación contribuye a satisfacer las necesidades presentes y futuras a nivel de personal.

Ejemplos de planes de formación en empresas

Hay varias empresas que han implementado su plan de formación con grandes resultados:

Google: esta compañía es un ejemplo destacado en este ámbito. Su programa "Google Career Certificates" permite a los empleados adquirir competencias tecnológicas y soft skills. Esto no solo mejora su desempeño, sino que también fortalece la posición de la empresa como líder en innovación.
Microsoft: ha implementado el programa "Microsoft Learn", que ofrece recursos de aprendizaje en línea gratuitos para que sus empleados y el público en general desarrollen habilidades relacionadas con el uso de herramientas tecnológicas y la nube. Este enfoque refuerza su compromiso con el crecimiento profesional continuo y la innovación.
Amazon: ha lanzado su iniciativa "Career Choice". Este programa cubre hasta el 95% de los costes de matrícula para empleados que desean adquirir nuevas habilidades en sectores de alta demanda, como tecnología y atención médica. Además, Amazon ofrece talleres internos para desarrollar competencias técnicas que beneficien tanto al empleado como a la empresa.
IKEA: ofrece a sus empleados el programa “My learning”, que incluye capacitaciones enfocadas en el crecimiento personal y profesional. Este enfoque ha contribuido a construir una cultura laboral centrada en el bienestar y el desarrollo. Además, la multinacional sueca también incorpora al plan de formación programas de crecimiento para aprovechar al máximo el potencial del personal.
Inditex: apuesta por potenciar el talento interno a través de capacitación enfocada hacia puestos de liderazgo, consiguiendo que estos cargos sean ocupados de forma interna.

Aunque lo ideal es que la empresa fomente la actualización continua mediante un exhaustivo plan de formación, estar al día en hard y soft skills es también una responsabilidad individual. Hoy día, gracias a las nuevas tecnologías y la amplia oferta existente, la capacitación es más accesible que nunca. ¡No esperes más y da tú el paso!

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