Multitasking: qué es y cómo prepararte para la multitarea

Comprueba tu ordenador o tu móvil: ¿cuántos programas, apps y páginas webs tienes activos? Probablemente, muchos y muy diversos. Esta práctica cada vez más habitual, conocida como el síndrome de las ventanas abiertas, es una clara evidencia del multitasking, que es un término que encierra luces y sombras.

Hoy día, con el frenético ritmo al que se mueve el mundo, las empresas necesitan perfiles profesionales ágiles y versátiles. De hecho, la multitarea es una de las habilidades más demandadas por las empresas, de acuerdo con Expansión. Es decir, ser capaz de gestionar varios asuntos de forma simultánea se ha convertido en un valor añadido para cualquier trabajador.

Sin embargo, la multitarea entraña muchos riesgos. Por este motivo, sin un buen control, puede provocar el efecto contrario al deseado: que vayas más lento, cometas más errores y seas menos productivo. ¿Sabías que, según la American Psychological Association, el cambio de una tarea a otra puede provocar la pérdida del 40% del tiempo? Por eso, es fundamental que sepas qué es el multitasking desde un punto de vista positivo y cómo aplicarlo de forma eficiente a tu vida diaria. 

Multitasking: ¿qué es? 

El multitasking, o "multitarea" en español, se refiere a la capacidad de realizar varias actividades a la vez, pasando de una a otra de manera rápida y eficiente. De este modo, contestar un email mientras hablas por teléfono es un ejemplo de qué es multitasking. Asimismo, también lo es interrumpir la redacción de un correo para atender una llamada y volver rápidamente al email. 

El origen del término se remonta a 1965. En concreto, este apareció por primera vez en un documento de IBM que especificaba las funcionalidades del System/360. Poco después, el multitasking dio el salto a los humanos para hacer referencia a la habilidad para asumir varias cosas en un mismo periodo de tiempo, es decir, alternando de una a otra en cuestión de milisegundos y sin perder tiempo en este proceso. 

Pros y contras de la multitarea

Esta duplicidad o alternancia de actividades es bastante controvertida. Por un lado, implica dividir la atención y los recursos cognitivos entre diferentes actividades, con el objetivo de completarlas de manera efectiva. ¿La polémica? No siempre se consigue que el multitasking sea eficiente. 

Sin embargo, la multitarea es especialmente importante hoy día, donde el trabajo no es lineal, sino iterativo, y donde cada vez existen más distractores en el entorno laboral que precisan de esta habilidad para pivotar la atención. De ahí que su éxito dependa de la capacidad de gestionar de forma adecuada la carga de trabajo y de priorizar las actividades. 

Riesgos del multitasking

¿Qué es lo que alegan los detractores del multitasking? Los inconvenientes de la multitarea engloban desde la disminución en el uso de la memoria de trabajo hasta una mayor tendencia a distraerse, el aumento en la probabilidad de cometer errores y omitir información importante, así como la dificultad para analizar y comprender la prioridad y el estado real de los proyectos, lo que, en última instancia, conduce a una disminución en la productividad. 

En este sentido, de acuerdo con las investigaciones de Gerald Weinberg, recopiladas en Quality Software Management, cuando se llevan a cabo cinco tareas en modo multitasking, se pierde el 75% de la productividad por el desgaste mental que supone. Además, también puede afectar a la salud mental, dado que la multitarea aumenta los niveles de cortisol, la conocida como hormona del estrés, aumentando el agotamiento y las probabilidades de caer en el síndrome de burnout. 

Ventajas de la multitarea

Por el contrario, también hay investigaciones que ponen de relieve los beneficios del multitasking que es bien gestionado. Así, si bien puede disparar el cortisol, también provoca un aumento de la dopamina, la hormona de la felicidad. El hecho de conseguir diferentes logros gracias a la multitarea y sentirse capaz de poder con todo puede desembocar en una gratificante sensación de satisfacción y motivación.

A nivel práctico, ser un auténtico profesional multitasking te permite lograr una mejor gestión del tiempo, aumentar tu agilidad mental y capacidad de concentración ―incluso en entornos BANI―, disminuir los fallos, impulsar tu flexibilidad, asumir nuevas responsabilidades y, en definitiva, ser más productivo. 

Multitasking, ¿una cuestión de edad? 

Puede resultar sorprendente que existan pros y contras del multitasking tan equidistantes. Esto es porque la clave de la multitarea no está tanto en el concepto en sí, como en la persona que lo desarrolla. Incluso, las investigaciones científicas han demostrado que hay ‘supertaskers’ que sobresalen por su capacidad para hacer dos cosas a la vez con una gran solvencia. ¿Quiénes son?

Tradicionalmente, se ha asociado la capacidad de multitasking con el género femenino, con la idea de que la mujer, a diferencia del hombre, puede hacer dos cosas a la vez. Sin embargo, los estudios han desmontado este mito y hoy está demostrado que el género no tiene nada que ver con la multitarea. Pero, ¿y la edad? La Ciencia está advirtiendo de que la transformación tecnológica y la creciente sobreinformación están optimizando la capacidad de multitasking de las personas. 

En consecuencia, los nativos digitales presentan unas conexiones neuronales diferentes, que les permiten afrontar varias tareas a la vez sin causarles estrés o reducir su rendimiento. Por ejemplo, según una investigación multigeneracional desarrollada por Accenture, en más de 30 países, el 64% de los millennials pasan más de la mitad de su día practicando el multitasking, que es aplicado solo por el 54% de la generación X y el 49% de los boomers.

Cómo llegar a ser multitasking eficiente

El cerebro puede afrontar el multitasking de forma eficiente si se entrena esta habilidad. Sin duda, se trata de algo imprescindible si se tiene en cuenta que las empresas presentan en la actualidad unas características organizativas, estratégicas y culturales que demandan mayor flexibilidad, polivalencia y capacidad de respuesta. Por tanto, ¿cómo puedes entrenar lo que es el multitasking efectivo?

• El orden, el mejor aliado. En el sentido estricto, la mente humana no está preparada para llevar a cabo dos tareas al mismo tiempo, sino que las ejecuta una tras otra tan rápido que parecen simultáneas. Es lo que se conoce como unitasking. Por eso, la organización y planificación es fundamental para poner en práctica el multitasking que es efectivo. 

• Metas realistas. Para no caer en la frustración de no llegar a todo, márcate objetivos asumibles. No se trata de que te cargues de un volumen de responsabilidades que te termine bloqueando, sino de hacer frente al número de actividades que seas capaz de manejar sin efectos adversos. 

• Adiós a las distracciones. Cuando prácticas lo que es el multitasking, tu mente está repartiendo su capacidad entre varias tareas. No se lo pongas más difícil dejando que le lleguen estímulos innecesarios. Para no perder ni un ápice de concentración, procura que haya el menor número de distracciones posibles a tu alrededor. 

• Mejor en organizaciones abiertas. Para aplicar el multitasking, ¿qué es necesario a nivel empresarial? No basta con que tú domines la multitarea; necesitas un buen caldo de cultivo para desarrollar tu capacidad. Esto supone que la empresa en la que trabajes debe tener una estructura abierta y flexible con un método de trabajo por objetivos. 

• Las tareas, de diferentes tipos. Según Mar Sabadell, de la Universitat Oberta de Catalunya, “los niveles de activación cerebral no son los mismos cuando una tarea responde a estímulos tácticos o señales visuales o auditivas”. Por eso, recomienda que la multitarea afecte a actividades que no compartan modalidad. 

Por ejemplo, hablar y escuchar puede ser contraproducente, mientras que, al escuchar y escribir un mensaje, hay menos riesgo de desconcentración. También, puedes aunar tareas más complejas con otras repetitivas o mecánicas. Igual que puedes chatear y andar por la calle, seguro que puedes sellar formularios mientras conversas con tu equipo, ¿verdad? 

• Pausas obligatorias. Para aplicar el multitasking, que es un gran activador de la función cerebral, es imprescindible respetar los tiempos de descanso para que la mente se recupere de este esfuerzo. En este sentido, los expertos recomiendan pausas de cinco a diez minutos cada hora. 

• Entrenamiento. Para reforzar tu capacidad de multitasking, que es susceptible de mejora para cualquier persona, entrénate. Verás cómo poco a poco irás aumentando tus habilidades multitasking. Además, puedes aprender técnicas y estrategias específicas de gestión del tiempo, como el método Pomodoro o el sistema time blocking. 

En definitiva, en un entorno cada vez más rápido y competitivo, la capacidad de realizar múltiples tareas de manera eficiente y efectiva se ha convertido en una habilidad esencial para gestionar mejor el tiempo y priorizar de forma adecuada las tareas. En este sentido, gracias al multitasking, es posible afrontar con éxito la carga de trabajo y las demandas cambiantes del entorno laboral; de ahí la importancia de desarrollar esta habilidad para mejorar el rendimiento individual y organizacional.

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