Multiplica tu eficiencia aprendiendo a crear macros en Excel

¿Cuál dirías que es el cometido principal de las herramientas que nos brinda la tecnología? Probablemente se te ocurran varios, pero ninguno como la eficiencia. Y es que el aumento de la proactividad, que se genera como resultado de una reducción de los tiempos, es una característica inherente a la digitalización, aunque es imprescindible saber manejar estas aplicaciones para sacarles el máximo partido. En este sentido, un ejemplo perfecto para explicar este punto son las macros en Excel.

Sin embargo, ¿habías oído hablar de esta funcionalidad en alguna ocasión? Las macros en Excel sirven para agilizar tu trabajo, sobre todo, aquellas tareas que resultan repetitivas dentro del programa. Por esta razón, si quieres saber cómo puedes aplicarlas en tu día a día, a continuación, te explicamos cómo puedes crearlas.

¿Qué son las macros en Excel y para qué sirven?

Las macros en Excel son como una grabación de una sucesión de pasos y clics que se llevan a cabo en una hoja de cálculo. Es decir, consiste en crear automatismos para que la propia herramienta sea capaz de llevar a cabo un conjunto de acciones que generalmente desarrollarías de forma manual.

De esta manera, si a diario llevas a cabo tareas que son reiterativas, ahora puedes procesarlas con las macros en Excel. Y es que esta es precisamente su utilidad, evitar las repeticiones mecánicas en tareas que puede desarrollar la herramienta sin ningún tipo de problema a través de las instrucciones que tú le marques.

Cómo puedes crear macros en Excel

A la hora de crear macros en Excel, existen dos posibilidades para ello, aunque cabe mencionar que una de ellas es una opción más accesible y sencilla para todo tipo de usuarios. A continuación, te explicamos cómo puedes crearlas con ambas opciones:

Crea macros de manera sencilla

Para iniciar este proceso más simple, puedes comenzar desde la pestaña Vista en la barra de opciones superior o acceder a la herramienta desde la pestaña de Programador.

Para acceder desde esta última, antes deberás configurarla accediendo a Archivo y, una vez aquí, tan solo debes clicar en “Personalizar la cinta de opciones” y seleccionar “Programador” en Pestañas principales.

Llegados a este punto, hay que habilitar la creación de macros en Excel. Cuando tengas activada la pestaña de Programador, junto a las macros, verás una opción donde podrás leer “Seguridad de macros código”. En principio, lo ideal es mantener la configuración por defecto, aunque si sabes de programación, te puede venir bien modificar las opciones en ciertos momentos.

Independientemente del modo de acceso que hayas seleccionado, tanto desde la pestaña Vista como en la pestaña de Programador, podrás acceder a la grabación de macros. Para ello, únicamente debes hacer clic en la opción de “Grabar macro” y se abrirá una pestaña para que indiques el título, un método abreviado de teclado, una breve descripción y la ubicación donde quieres que se guarde.

Una vez que hayas aceptado, solo te queda realizar la tarea que pretendes automatizar, ya que, a partir de este momento, Excel lo grabará y lo hará por ti. Para finalizar el proceso, debes detener la grabación, una opción que encontrarás en la flecha inferior de la pestaña Macros.

Por último, si ya has grabado tu primera macro, para que tus tareas repetitivas se lleven a cabo de manera automática, basta con aplicar el comando abreviado de teclado que hayas escogido. Si se diera el caso que no lo has hecho anteriormente, haciendo clic en Macros, se abrirá una pestaña con todas las tareas guardadas donde podrás ejecutar, eliminar o modificar macros en Excel.

Visual Basic para programar macros en Excel

¿Recuerdas que anteriormente hablábamos de opciones de programación y de habilitar ciertas pestañas de configuración en las macros? Esto resulta mucho más práctico a través de la opción Visual Basic de Excel, ya que las órdenes se pueden programar paso a paso, sin necesidad de llevar a cabo la tarea en sí. Ahora bien, es poco recomendable utilizar esta vía si no tienes conocimientos en programación.

Sin embargo, si finalmente te animas a utilizar Visual Basic para la creación de tus macros en Excel, es importante que sepas cómo puedes corregir errores en la programación. Si ves que los comandos que has introducido no funcionan como esperabas, probablemente se pueda arreglar desde la propia ventana de programación haciendo clic en “Depurar”. De este modo, se indica el código erróneo, con el fin de que puedas identificarlo y corregirlo. Una vez que lo hayas solucionado, pulsa la tecla F5 de tu teclado para que el proceso continúe ejecutándose donde lo habías dejado justo cuando ha aparecido el error.

Ejemplos de tareas repetitivas que puedes automatizar con macros en Excel

Es probable que la opción de crear macros en Excel te haya parecido una gran idea, pero no se te ocurre en qué tipo de tareas puedes utilizarla. Sin embargo, si trabajas a diario con esta herramienta, seguro que puedes identificar algunos procesos repetitivos donde poner en práctica esta opción. 

Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:

• Copiar y pegar celdas en una misma tabla o de una hoja a otra del mismo libro.
• Organizar los datos sistemáticamente, bien sea por fecha, orden alfabético o numérico.
• Guardar archivos de forma mucho más rápida mientras trabajas con ellos.
• Imprimir una hoja de Excel cuando no sea necesario modificar las opciones de impresión.
• Cambiar el formato a una celda o un grupo de celdas.
• Buscar datos concretos en una hoja o un libro de Excel.
• Realizar cálculos repetitivos.
• Actualizar cálculos ya realizados añadiendo nueva información o posibles modificaciones.

¿Por qué debes aprender a crear macros en Excel?

La eficiencia es una de las características más valoradas en el ámbito profesional, y la creación de macros en Excel es una de las opciones que ofrece la herramienta que más contribuyen a este fin.

Además, Excel es una herramienta cuyo uso está extendido entre la gran mayoría de las organizaciones ―independientemente de su envergadura―, por lo que es clave no dejar de adquirir conocimientos en esta misma para aumentar la empleabilidad. 

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