Herramientas ofimáticas: qué son, tipos y ejemplos

Aunque en la actualidad las herramientas ofimáticas forman parte de nuestro día a día y las utilizamos sin prestarles mucha atención, hace 50 años no era algo tan evidente. De hecho, el primer procesador de texto, denominado como “Data Secretary”, fue inventado en 1971 por la ingeniera Evelyn Berezin, una de las pioneras de la informática. 

Se trataba de una especie de ordenador personal primitivo en el que se podía elaborar todo tipo de documentos a través de una pantalla de gran tamaño. En comparación con la máquina de escribir, este procesador de textos permitía borrar párrafos enteros, copiar y pegar textos o corregir errores con facilidad, algo que por entonces fue toda una proeza.

Si bien desde entonces las herramientas ofimáticas han evolucionado en gran medida, su objetivo principal sigue siendo el mismo: facilitar las típicas tareas de oficina. ¿Quieres saber qué son las herramientas ofimáticas, qué tipos existen o cuáles son las más utilizadas en la actualidad? Te lo contamos todo a continuación. 

¿Qué son la ofimática y las herramientas ofimáticas?

Si tenemos en cuenta que la palabra ofimática es un acrónimo de las palabras oficina e informática, podemos deducir de manera fácil su significado. En este sentido, este concepto hace referencia al conjunto de aplicaciones, técnicas y herramientas informáticas que permiten optimizar y automatizar las tareas y procedimientos propios de una oficina. 

De esta manera, las herramientas ofimáticas son aquellos programas o aplicaciones que nos permiten manipular informáticamente la información con la que se trabaja de forma habitual en una oficina.

Tipos de herramientas ofimáticas

Con el paso de los años, las herramientas ofimáticas han ido evolucionando y ampliando sus funciones. Asimismo, han ido surgiendo nuevas opciones en el mercado que facilitan aún más este tipo de tareas, lo que permite ahorrar mucho tiempo y aumenta la productividad de los usuarios. En la actualidad, hay muchas clases de herramientas ofimáticas, pero las principales son las siguientes:

Procesador de texto

Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de documentos con el teclado de un ordenador o incluso desde un dispositivo móvil. Además, estos incluyen herramientas que permiten modificar varios aspectos como el tamaño o la tipografía de la letra, el color, la alineación del texto, aplicar un corrector ortográfico, etc. 

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas más utilizadas del mundo. Permiten organizar en tablas un gran volumen de datos, así como realizar todo tipo de cálculos contables. También es posible crear gráficos a partir de los datos, utilizar complejas ecuaciones, crear facturas y un sinfín de opciones más.

Presentación de diapositivas

Otra de las herramientas más utilizadas son las que permiten realizar presentaciones de diapositivas de una forma sencilla. Estas incluyen un gran número de recursos gráficos que permiten construir cualquier tipo de presentación.  

Bases de datos

Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los usuarios la creación de bases de datos. Estos programas permiten agrupar datos de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o modificarlos de manera fácil. Se puede decir que han democratizado el uso de bases de datos en las oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y gestión a su mínima expresión. 

Correo electrónico

El correo electrónico es también considerado como una herramienta ofimática. Sin duda, en la actualidad, es algo vital para las empresas. Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor de emails, con el cual puede comunicarse con sus compañeros y clientes de forma casi instantánea. 

Calculadora

Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es de gran utilidad en los trabajos de oficina. Sea cual sea el sector, siempre hay algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener a mano una calculadora digital para realizarlos de manera rápida es de gran ayuda, ya que no solo nos ahorra mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos humanos. 

Agenda o calendario

Por último, gracias a la agenda o calendario es posible organizar nuestro tiempo de una forma fácil y eficiente: incluyen alertas, tareas compartidas, programación de reuniones o citas laborales, etc. Además, permite sincronizarlos entre distintos dispositivos para así tener siempre nuestro planning de trabajo a mano.

Suites de herramientas ofimáticas más populares

En la actualidad, las herramientas ofimáticas son un conjunto de programas o software conocidos como suites ofimáticas. Este conjunto de programas incluye distintos tipos de herramientas con elementos comunes con las que es posible trabajar de forma unificada, así como compartir datos entre los distintos programas. 

En concreto, en los últimos años, se han popularizado las suites informáticas en la nube, con las que no es necesario instalar programas en el ordenador, sino que se trata de un servicio online al cual se accede a través de un navegador. Además, la nube guarda los archivos y hace posible que se pueda acceder a estos mismos desde cualquier dispositivo o compartirlos de manera fácil con otros usuarios. Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son:

• Office 365: es sin duda la más utilizada del mundo. Desarrollada por Microsoft, incluye programas como Word, Excel, PowerPoint, Access u Outlook, que ofrecen todo lo necesario para trabajar. Además, Office 365 ahora ofrece todo esto en la nube. 
• LibreOffice: se caracteriza por estar bajo la licencia de software libre General Public License (GPL). Esto quiere decir que, a diferencia de Microsoft Office, cualquier usuario puede descargar y usar todas sus herramientas ofimáticas sin coste alguno. LibreOffice es similar a Office 365 (aunque no hay opción para la nube) y tiene una compatibilidad total con los formatos más conocidos. 
• Google Docs: ha ido ganando terreno a las herramientas ofimáticas de Microsoft. Es un conjunto de herramientas gratuitas alojadas en la nube y accesibles desde cualquier dispositivo, incluso si no se dispone de conexión a Internet: procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, bases de datos, calendario, correo, etc.

Como puedes ver, desde su aparición, las herramientas ofimáticas se han convertido en un instrumento básico de cualquier sector para digitalizar información, organizarse o comunicarse de una forma eficiente y rápida. Y es que redactar con un procesador de texto, organizar datos en una hoja de cálculo o crear presentaciones de diapositivas son tareas habituales. Por esta razón, manejarlas de manera adecuada es algo necesario, dado que se utilizan en casi todos los puestos de trabajo que se llevan a cabo en una oficina; de ahí la importancia de mantenerse al día y ampliar las competencias digitales.

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