Cómo optimizar la gestión del tiempo en el entorno laboral

En el año 2011 se estrenó la película In time, dirigida por Andrew Niccol. En ella se describe un futuro distópico en el que el tiempo sirve como moneda de cambio. Desde el punto de vista filosófico es un planteamiento que suscita muchas cuestiones sobre la importancia de un recurso valioso y esencial, cuya gestión pasa a ser vital para el ser humano. 

Aunque hoy en día el tiempo no es dinero que se pueda intercambiar, como en In time, nuestro tiempo se valora cada vez más; por ejemplo los días libres sí forman parte de los paquetes de bonificación de muchas empresas. La máxima "el tiempo es oro" se aplica tanto en el entorno laboral como personal, y buscamos equilibrar las demandas de ambos ámbitos. 

Mejorar la eficiencia de la utilización de nuestro tiempo en el entorno laboral es la forma más sencilla de ahorrar o ganar tiempo para nuestra vida en general. De la tradicional lista de tareas pendientes vamos pasando a una proactividad en la toma de decisiones: elegimos de manera consciente a qué actividades asignar nuestra energía y qué solucionar para tener mayor impacto en nuestros objetivos.

Eficiencia, organización y gestión del tiempo

Pero ¿cómo podemos gestionar el tiempo en el ámbito laboral? Parece una pregunta de simple respuesta, pero no lo es.

Si somos capaces de gestionar nuestro tiempo de manera eficiente podemos mejorar nuestra productividad, y se nos valorará como trabajadores de éxito. Esto no implica necesariamente hacer más horas, ya que si planificamos, organizamos y priorizamos objetivos podemos optimizar el uso del tiempo de una manera mucho más eficiente.  

No solo se trata de hacer más en menos tiempo, sino de tomar el control de cómo se invierten los recursos disponibles para obtener los mejores resultados posibles. Conviene plantearse si realmente estamos invirtiendo ese bien tan preciado al que llamamos tiempo en cuestiones de valor, o si estamos derrochándolo al servicio de lo que otros desean que tachemos de nuestras agendas. 

Así, nuestro primer objetivo al empezar el día en el trabajo sería gestionar sabiamente el tiempo, ya que ello nos comporta una mayor satisfacción, limita nuestro estrés y nos permite alcanzar un equilibrio entre trabajo y familia o vida personal.

Definir, jerarquizar: planificar

Definir y jerarquizar cuáles son nuestros objetivos del día (no queriendo abarcar más de lo que podemos realizar en una jornada laboral) nos permitiría elaborar diferentes estrategias para poder maximizar de manera eficiente nuestro tiempo en el trabajo. Es lo que en psicología llamamos obtener un balance gratificante o satisfacción laboral. 

Para una correcta planificación hay que tener en cuenta tres estados: inicial, intermedio y final. En el estado inicial cabe definir de manera clara los objetivos. Tener un objetivo concreto en mente ayuda a priorizar las actividades y a concentrarse en lo que realmente importa.

También en el estado inicial se deberían tener en consideración los efectos positivos que se dan con una correcta planificación del tiempo. Para ello podemos dedicar parte del inicio de la jornada a crear una lista de tareas (to do list); también podemos aplicar la técnica Pomodoro (trabajar durante 25 minutos y descansar 5 minutos) para mantener un enfoque intenso en las tareas y evitar la fatiga mental.

Por último en este estado inicial es fundamental priorizar: no todas las tareas son iguales en términos de importancia y urgencia. Es importante tomar decisiones en cuanto a su categorización o elección. Para ello se pueden utilizar matrices de priorización o la matriz de Eisenhower.

Delegar, rechazar y ayudarse

En el estado intermedio de la planificación es importante no tener miedo de delegar tareas cuando sea posible. Aprender a confiar en los compañeros y a distribuir la carga de trabajo no solo aligera nuestra carga, sino que también fomenta un ambiente de trabajo positivo y fortalece las relaciones interpersonales. 

Es importante aprender a decir no de manera asertiva cuando sienta que está sobrecargado.

Tampoco debemos olvidar que actualmente vivimos inmersos en una era digital en donde existen numerosas herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para mejorar la gestión del tiempo. Aplicaciones de gestión de tareas, calendarios digitales y herramientas de seguimiento del tiempo que pueden ser grandes aliados en su búsqueda de la eficiencia.

Revisión y mejoras

Por último, en el estado final, es importante revisar métodos de gestión del tiempo, identificar lo que funciona y lo que no y mejorar el proceso. La gestión del tiempo en el entorno laboral requiere de un claro enfoque, disciplina y adaptabilidad. A lo que podríamos añadir la motivación: tener claras las razones por las que lo hacemos sin duda revertirá en un resultado positivo.

Al implementar las estrategias y consejos dados anteriormente, se estará dando un primer paso hacia la optimización de la satisfacción laboral, lo que puede conllevar una mejora de la productividad. Porque la cuestión no es hacer más, lo preciso es hacer más invirtiendo menos tiempo, es decir, con un enfoque de economía de esfuerzo. También podremos reducir el estrés y alcanzar un mayor equilibrio entre nuestras responsabilidades laborales y nuestro bienestar personal. 

Como añadido final, debemos destacar la importancia de la celebración de los logros, tanto propios como ajenos, y de establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal. 

La optimización del tiempo, más que la gestión, pasa por aprender a mirar y no únicamente a ver; por empezar a escuchar por encima de oír, por comprender que cuando decimos a otros sí, nos estamos diciendo a nosotros mismos no, y por caer en la cuenta de que en el momento en que abrimos los ojos, estamos decidiendo en qué invertir el mayor de los tesoros. Somos lo que hacemos, no lo que decimos que vamos a hacer. 

La gestión del tiempo es una inversión en nuestro presente y en nuestra calidad de vida.

Este artículo se ha publicado en The Conversation.

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