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Gestión del conocimiento: qué es, tipos y herramientas

23/09/2024 | Santander Universidades

Desde los filósofos griegos, pasando por la edad media o la revolución industrial, la gestión del conocimiento ha sido siempre sinónimo de progreso. Dada su importancia, en el último siglo, las empresas han convertido esta práctica en uno de los mejores instrumentos para crecer y mejorar de forma continua. Tal y como decía Benjamin Franklin, científico considerado como “padre fundador de los Estados Unidos”: “invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios”.

Y es que, más que una herramienta, una buena gestión del conocimiento se convierte en un catalizador de larga duración que permite a las organizaciones mejorar en todas sus áreas. Desde optimizar procesos hasta tomar mejores decisiones, esta práctica no solo evita errores y habilita el aprendizaje continuo, sino que también impulsa la eficiencia y fomenta la innovación.

¿Quieres conocer los conceptos clave de la gestión del conocimiento? Sigue leyendo y descubre qué es, qué tipos hay, cómo funciona, cuáles son las ventajas que ofrece o qué herramientas se pueden emplear.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es un proceso integral que abarca la creación, captura, administración, transferencia y aplicación del conocimiento dentro de una organización. No se trata solo de preservar lo ya conocido, sino de fomentar la generación de nuevo conocimiento, acelerar el aprendizaje y utilizarlo estratégicamente para mejorar la toma de decisiones y los resultados operativos.

De este modo, esta disciplina incluye la identificación y organización del conocimiento colectivo, así como su distribución eficaz, con el objetivo de mejorar la eficiencia, impulsar la innovación y mantener una ventaja competitiva. Debido a su importancia, la gestión del conocimiento se considera un activo estratégico clave en las organizaciones modernas.

En un mundo cada vez más competitivo y basado en la información, la gestión eficaz del capital intelectual se ha convertido en un elemento diferenciador. Y es que esta no solo ayuda a las empresas a adaptarse con rapidez a los cambios del mercado, sino que también fomenta una cultura de aprendizaje continuo y mejora constante.

Tipos de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se puede clasificar en diferentes tipos según su enfoque y aplicación. Estos son algunos de los más importantes:

Conocimiento individual y colectivo

Conocimiento individual: se refiere a las habilidades, experiencias y conocimientos personales que posee cada empleado. Este conocimiento es único y específico, y puede tener un impacto significativo en el rendimiento de la empresa.
Conocimiento colectivo: es el conjunto de saberes que pertenecen a toda la organización, incluidos los procesos, políticas y mejores prácticas acumuladas.

Ambos tipos de conocimiento son interdependientes. El conocimiento individual debe integrarse en el colectivo para evitar su pérdida y permitir que otros en la organización lo aprovechen. Al mismo tiempo, el conocimiento colectivo facilita el crecimiento profesional de los empleados (conocimiento individual) al aprovechar la experiencia compartida.

Conocimiento interno y externo

Conocimiento interno: se refiere al saber generado y utilizado dentro de la empresa, como procedimientos internos, cultura organizacional o la experiencia de los empleados.
Conocimiento externo: proviene de fuentes de fuera de la organización, como estudios de mercado, análisis de tendencias o feedback de clientes.

La combinación efectiva de ambos tipos de conocimiento permite a las empresas tener una visión más completa, crear estrategias más efectivas y tomar decisiones más inteligentes.

Conocimiento tácito y explícito

Conocimiento tácito: es el conocimiento difícil de codificar, como las habilidades prácticas, la intuición y la experiencia personal. Al ser más abstracto, es complicado compartirlo formalmente, pero su valor para la innovación y la toma de decisiones es incalculable.
Conocimiento explícito: es el saber que puede documentarse fácilmente, como manuales, procedimientos o bases de datos. Este tipo de conocimiento es accesible para todos en la organización y ayuda a estandarizar procesos y mejorar la eficiencia.

El verdadero reto en la gestión del conocimiento radica en capturar el conocimiento tácito y convertirlo en explícito. Este proceso no solo preserva la experiencia valiosa de los empleados, sino que también aumenta el valor del capital intelectual de la empresa, facilitando su uso en la mejora continua y en la formación de nuevos empleados.

7 etapas de la gestión del conocimiento

Aunque hay diferentes herramientas y metodologías enfocadas a la gestión del conocimiento, todas ellas siguen un esquema similar dividido en 7 etapas clave:

Identificar: el primer paso es reconocer y localizar el conocimiento valioso dentro de la organización, ya sea a través de personas, procesos, fuentes de información externas, etc. El objetivo es identificar cualquier tipo de conocimiento que sea relevante.
Capturar: una vez identificado, el siguiente paso será recopilar y documentar el conocimiento, asegurando que esté disponible y comprensible para todos los miembros de la organización.
Almacenar: el conocimiento capturado debe ser organizado y almacenado de manera sistemática en bases de datos, sistemas de gestión de documentos o plataformas colaborativas.
Compartir: el conocimiento almacenado debe ser distribuido y compartido de manera efectiva entre los miembros de la organización, promoviendo una cultura de aprendizaje continuo y colaboración.
Aplicar: el conocimiento adquirido debe ser utilizado en la práctica diaria, en la toma de decisiones y en la resolución de problemas. Esto mejorará la productividad, la calidad y los resultados.
Evaluar: hay que medir y evaluar regularmente el impacto y la eficacia de las iniciativas de gestión del conocimiento, con el objetivo de identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario.
Actualizar: por último, el conocimiento debe ser revisado y actualizado de manera constante para mantener su relevancia y precisión. También, se debe incorporar nuevos conocimientos relevantes y prácticas innovadoras.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para la gestión del conocimiento?

Desde la aparición de los sistemas de información digitales, la gestión del conocimiento se realiza principalmente a través de plataformas tecnológicas especializadas. Estas herramientas facilitan la captura, organización y distribución del conocimiento de manera eficiente, práctica y accesible. Entre las más utilizadas, podemos encontrar:

Knowledge Management Systems (KMS): sistemas diseñados específicamente para gestionar el conocimiento empresarial, integrando repositorios de documentos, motores de búsqueda y plataformas de colaboración.
Document Management Systems (DMS): herramientas que permiten organizar y controlar documentos digitales, centralizando la información y facilitando el acceso, el control de versiones y la colaboración en tiempo real.
Learning Management Systems (LMS): plataformas para gestionar la formación online, esenciales en el ámbito corporativo para crear contenidos de aprendizaje, realizar seguimientos y fomentar el desarrollo profesional.
Plataformas de colaboración: herramientas como Microsoft Teams, Slack o Notion permiten una comunicación fluida y el intercambio de conocimiento entre equipos, fomentando la cooperación en proyectos y tareas.
Bases de datos: utilizadas para almacenar grandes volúmenes de información estructurada, permiten transformar datos en conocimiento a través del análisis, ayudando a identificar tendencias, predecir comportamientos y mejorar la toma de decisiones.
Foros, comunidades y wikis: espacios colaborativos donde los empleados y externos pueden compartir conocimientos, resolver dudas y crear una base de saber colectivo que potencia la innovación.

Ventajas de una gestión del conocimiento efectiva

Implementar una gestión del conocimiento eficiente aporta beneficios estratégicos a nivel interno y en el mercado. Algunas de las principales ventajas incluyen:

Acceso rápido a la información: todos los empleados tienen acceso a los datos necesarios, lo que acelera los procesos, mejora la eficiencia y minimiza el tiempo dedicado a buscar información.
Cultura de colaboración: fomenta un entorno donde la información fluye de manera libre y transparente, lo que promueve el trabajo en equipo y el aprendizaje mutuo.
Conservación del conocimiento: asegura que el conocimiento clave de la organización no se pierda, independientemente de la rotación de personal, garantizando la continuidad operativa.
Mejora continua: al tener acceso a un repositorio centralizado de conocimientos y mejores prácticas, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y optimizar sus procesos de manera constante.
Seguridad: protege la información crítica, garantizando que solo accedan a ella las personas autorizadas, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos sensibles y mejora el cumplimiento normativo.
Productividad: según la Technology Services Industry Association, más del 70% de las empresas que gestionan eficazmente su conocimiento han incrementado su productividad al menos un 20%.
Reducción de costes: las empresas que implementan prácticas avanzadas de gestión del conocimiento han reducido sus costes operativos entre un 10% y 40%, de acuerdo con una encuesta de APQC.
Innovación: facilita el intercambio de ideas y conocimientos entre áreas, promoviendo la creatividad y el desarrollo de nuevos productos, servicios y soluciones de forma más rápida.

La gestión del conocimiento como pilar del éxito empresarial

Desde la aparición de los sistemas de información digital, la gestión del conocimiento se ha convertido en un factor clave para el éxito y la competitividad de las organizaciones. Implementar estrategias efectivas y aprovechar las herramientas adecuadas permite a las empresas maximizar su capital intelectual, impulsando la innovación, mejorando la eficiencia operativa y promoviendo una cultura de aprendizaje continuo.

En un entorno cada vez más dinámico y competitivo, las organizaciones que tienen una gestión del conocimiento eficaz están mejor preparadas para enfrentar los desafíos del futuro y lograr un crecimiento sostenible. Con el apoyo de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, acceder y procesar información relevante se ha vuelto más rápido y preciso, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la adaptación ágil a los cambios del mercado.

En este sentido, en el contexto actual, tanto las empresas como los profesionales deben estar alineados con las últimas tendencias e innovaciones para integrarlas en sus sistemas de conocimiento y obtener una ventaja competitiva. La correcta gestión del conocimiento, junto con un enfoque en el aprendizaje continuo, no solo es crucial para el desarrollo profesional, sino que también es un factor determinante para el éxito organizacional a largo plazo.

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