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Fases de un proyecto: ¿cuáles son y cómo gestionarlas?

05/11/2024 | Santander Universidades

¿Sabías que, según un estudio de KPMG, tan solo el 24% de las organizaciones logra entregar más del 70% de sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto? Además, el 71% de los encuestados reportó que la complejidad de los proyectos ha aumentado en la última década debido a la transformación digital. Esto pone de manifiesto la importancia de contar con una planificación detallada en todas las fases de un proyecto.

Y es que, más allá de comprender las distintas etapas, es fundamental entender cómo estas se interrelacionan y contribuyen al éxito global. Además, una gestión eficaz requiere no solo de conocimiento técnico, sino también habilidades de liderazgo, comunicación y resolución de problemas. Encajar todas estas piezas permite hacer un uso más eficiente de los recursos disponibles y alcanzar los resultados deseados.

¿Quieres saber cuáles son las fases de un proyecto y en qué consiste cada una de ellas? ¿Buscas herramientas de gestión que te puedan ayudar? En este artículo, te explicamos los beneficios de una planificación estructurada y por qué es esencial para el éxito de cualquier iniciativa.

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida de un proyecto hace referencia a la hoja de ruta y secuencia de fases por las que se pasan desde que se inicia un proyecto hasta que este finaliza.

En lugar de afrontar las tareas a realizar de manera aleatoria o desorganizada, se apuesta por un marco de trabajo estructurado y ordenado para la planificación, ejecución y control del proyecto.

Este enfoque permite dividir el proyecto en etapas manejables, cada una con sus propios objetivos, entregables y plazos. Al seguir este ciclo, los equipos pueden mantener un mejor control sobre el progreso, identificar y mitigar riesgos de manera temprana y ajustar la estrategia siempre que sea necesario. Además, facilita la comunicación entre los stakeholders y proporciona una visión clara de cómo se están utilizando los recursos a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son las 5 fases de un proyecto?

Según un estudio de PWC, el 77% de los proyectos que alcanzan el éxito han utilizado algún método o herramienta de gestión, mientras que el 80% de estos fueron liderados por un Project Manager con experiencia contrastada. Estos datos confirman que conocer cuáles son las fases de un proyecto y ejecutarlas de forma estratégica nos acerca a los resultados deseados.

En este sentido, el ciclo de vida se divide en cinco etapas distintas:

1. Inicio

Todo proyecto debe empezar por definir lo que se pretende lograr, por ejemplo: lanzar un nuevo producto al mercado o conseguir una alianza importante. El primer paso consiste en ordenar y desarrollar nuestras ideas, así como clarificar qué beneficios va a ofrecer la iniciativa que se tiene en mente y los primeros resultados que hay que alcanzar en el corto y largo plazo.

En este sentido, como decía Michael E. Porter: “La esencia de la estrategia es decidir lo que no hay que hacer”. El objetivo debe ser comprobar que nuestras hipótesis se pueden materializar de forma lógica y consistente, reflexionando sobre los puntos clave de nuestro proyecto y comprobar su viabilidad a través de un plan de negocio.

2. Planificación

Una vez que ya esté clara la primera fase del proyecto, llega el momento de planificar. Y es que, como dijo Larry Elder, presentador de radio, autor, abogado, documentalista y político estadounidense: “Una meta sin un plan es solo un deseo”.

El objetivo en esta fase es definir cómo se va a abordar el proyecto. Esto implica establecer un cronograma detallado, asignar recursos, definir roles y responsabilidades, y establecer un presupuesto. También habría que identificar posibles riesgos y desarrollar estrategias de mitigación para cada uno de ellos, así como establecer métricas o KPI que permitan medir objetivamente los resultados.

No hay que olvidar fijar objetivos realistas, ya que, según el Índice de la anatomía del trabajo de 2023, la causa más común por la que no se cumplieron los plazos previstos en proyectos fueron las expectativas poco realistas. Puedes utilizar la metodología SMART para establecer objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. Esta técnica ayuda a crear metas más concretas y realistas, aumentando las probabilidades de éxito del proyecto.

3. Ejecución

Ahora que ya están claras las dos primeras fases de un proyecto, es el momento de actuar. Para ello, se debe comenzar a realizar las tareas planificadas, pero siempre de acuerdo con el plan que se haya establecido. Hay que ser muy riguroso con las fechas de entrega a la hora de completar cada uno de los pasos que se han decidido dar.

Sin ir más lejos, uno de los factores de éxito de cualquier proyecto está en una buena planificación, pero también en una precisa ejecución. Por esta razón, como señaló Sun Tzu en su libro El arte de la guerra: “reflexiona deliberadamente antes de hacer un movimiento”

4. Seguimiento

Si bien ejecutar el proyecto es importante, no hay que perder de vista hacer un seguimiento, ser flexible y estar dispuesto a adaptar el plan. Para saber si vas en la dirección correcta o es necesario aplicar ciertos cambios para no desviarse de los objetivos, puedes buscar las respuestas a preguntas como las siguientes: “¿estoy más cerca de mi objetivo?”, “¿los resultados están siendo satisfactorios?”, “¿qué puedo perfeccionar?”, “¿dónde hay puntos de mejora?

Existen múltiples herramientas que te pueden ayudar en esta fase, en función del sector en el que se enmarque el proyecto. Por ejemplo, en el ámbito de las campañas de marketing, puedes utilizar herramientas de medición del impacto, como Google Analytics, y en una cadena de suministro, puedes utilizar sistemas de gestión de inventario en tiempo real, como SAP o Oracle.

5. Cierre

La última de las fases de un proyecto es su finalización. Sin embargo, para completar este paso, es imprescindible documentar todo lo que se ha hecho: ¿qué dificultades se han encontrado en el camino?, ¿qué ha funcionado y qué no?, ¿qué se podría haber mejorado?, ¿se ha cumplido con las expectativas?

Es importante realizar un análisis retrospectivo que permita verificar qué partes de la planificación inicial fueron efectivas y cuáles requieren ajustes para futuros proyectos o qué problemas o imprevistos han surgido por el camino y cómo se han solucionado. Todo esto será de gran ayuda para no cometer los mismos errores en futuras iniciativas.

Además, hay que tener en cuenta que puede que en algunos proyectos esta fase no acabe de llegar nunca o, al menos, no de manera total. Este es el caso de proyectos iterativos que no tienen un final. No obstante, una buena práctica es promover el cierre de ciclos o etapas dentro de proyectos más amplios. Esto permite evaluar el progreso, aprender de la experiencia y aplicar mejoras en futuras iteraciones.

Beneficios de una buena gestión de proyecto

Joy Gumz, Director de Project Auditors LLC, una empresa de auditoría de gestión de proyectos, formación y garantía de calidad afirma que “trabajar mantiene a todos alerta, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización”. En este sentido, al seguir las diferentes fases de un proyecto, se logran beneficios importantes:

Aumenta la eficiencia. Tener una hoja de ruta clara y unas fechas de entrega de las diferentes fases de un proyecto permite gestionar mejor los recursos y evitar posibles retrasos.
Permite cumplir objetivos. El hecho de fijar pequeñas metas que te lleven hasta el final hace posible que el resultado de un proyecto sea el esperado. Como dijo el pedagogo canadiense Lawrence J. Peter: “Si uno no sabe a dónde va, probablemente terminará en otro lugar”.
Reduce los riesgos. Cuando no se tienen claras las fases de un proyecto, es probable que se cometan errores que terminen provocando que este fracase. Esto no significa que no vaya a haber equivocaciones, pero la posibilidad de que la iniciativa no llegue a buen término será más baja. Ya lo dijo Sun Tzu: “El general que gana la batalla hace mil cálculos en su templo antes de luchar. El general que pierde hace solo unos cuantos cálculos de antemano”.

Contribuye a evitar costes innecesarios. Si un proyecto no tiene un rendimiento adecuado, esto puede repercutir en la economía, provocando importantes pérdidas de dinero. Sin ir más lejos, de acuerdo con HubSpot, un 11,4% de los recursos se desperdician de manera regular por una mala gestión de proyectos.
Mejora el bienestar. Teniendo un plan claro y siguiendo las fases de un proyecto de manera ordenada, se reduce el estrés y la ansiedad en el equipo. Cada miembro conoce sus responsabilidades y los plazos establecidos, lo que permite una mejor organización del tiempo y los recursos, y fomenta un ambiente de trabajo más positivo y motivador.

Herramientas para la gestión de las fases de un proyecto

En la actualidad, existen numerosas herramientas digitales que facilitan la gestión de las diferentes fases de un proyecto. Y, aunque muchas de ellas están asociadas a las populares metodologías ágiles, estas soluciones tecnológicas son flexibles y se pueden adaptar a cualquier contexto.

Estas son algunas de las herramientas más populares para la gestión de proyectos:

Trello. Es una herramienta visual de gestión de proyectos basada en tableros, listas y tarjetas. Permite organizar tareas, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso de manera intuitiva. También, ofrece la posibilidad de utilizar los tableros para gestionar las fases de un proyecto, crear y asignar tareas, establecer fechas límite y colaborar con otros miembros del equipo.
Asana. Esta plataforma ofrece una variedad de vistas (lista, tablero, calendario, cronograma) para gestionar proyectos y tareas. Facilita la colaboración en equipo, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso en tiempo real. Ofrece integraciones con otras herramientas y permite automatizar distintas tareas.
Jira. Se trata de una plataforma enfocada principalmente en el desarrollo de software y la gestión ágil de proyectos. Ofrece funcionalidades como la planificación de sprints, el seguimiento de incidencias y la generación de informes. Es altamente personalizable y se integra bien con otras herramientas de desarrollo.
Notion. Es una herramienta versátil que combina notas, bases de datos, wikis y gestión de proyectos en una sola plataforma. Permite crear páginas personalizadas para cada fase del proyecto, establecer tareas y fechas límite, y colaborar en tiempo real. Su flexibilidad la hace ideal para equipos que necesitan una solución todo en uno para la gestión de proyectos y la organización de la información.
Microsoft Project. Esta herramienta de gestión de proyectos es robusta y ofrece funcionalidades avanzadas, como diagramas de Gantt, gestión de recursos y análisis de costes. Es especialmente útil para proyectos complejos y de gran escala, ya que permite una planificación detallada y un seguimiento preciso de todas las fases del proyecto.

Como hemos visto a lo largo de este artículo, una buena planificación y ejecución de las fases de un proyecto no solo aumenta las probabilidades de éxito, sino que también optimiza recursos, reduce riesgos y mejora la satisfacción del equipo.

Sin embargo, la gestión de proyectos va más allá de simplemente seguir una serie de pasos predefinidos. El éxito depende en gran medida de poseer un equilibrio adecuado entre habilidades duras y blandas, como conocimiento técnico, comunicación efectiva, resolución de conflictos, empatía o adaptabilidad. Por ello, en un mercado tan competitivo como el actual, resulta imprescindible desarrollarlas, dado que la gestión de proyectos se ha convertido en una habilidad esencial para cualquier profesional o empresa que busque mantenerse a la vanguardia.

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