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Cómo llevar un control de gastos en Excel: contenido, consejos y trucos

04/03/2024 | Santander Universidades

De acuerdo con la Encuesta de Presupuestos Familiares (EPF) realizada por el Instituto Nacional de Estadística (INE) de forma anual, en 2022, el gasto medio por hogar fue de 31.568 euros, lo que supone una subida del 7,9% respecto al año anterior. Y en el ámbito laboral, en 2023, autónomos y pymes acumularon un 33% más de gasto respecto al año anterior, según el Indicador CEPYME sobre la situación de la PYME. En este contexto, para garantizar que tus cuentas personales o empresariales se mantengan equilibradas, llevar un control de gastos es fundamental.

En esta línea, tanto si eres de los que no tienen la habilidad para “hacer cuentas” como si disfrutas registrando cada ingreso y gasto, contar con una herramienta eficiente puede facilitarte esta tarea crucial. ¿Te gustaría aprender a diseñar tu propia plantilla para llevar el control de gastos en Excel? A continuación, te explicamos cómo hacerlo y qué puntos clave hay que tener en cuenta.

¿Cómo llevar un control de gastos?

Es cierto que no todas las personas tienen las mismas prioridades en sus finanzas. Sin embargo, no cabe duda de que una gestión económica es vital para alcanzar las metas tanto personales como empresariales. Por esta razón, mantener un registro económico es la mejor manera de dominar nuestras finanzas.

Llevar un control de gastos en Excel ofrece la oportunidad de conocer en qué invertimos cada céntimo que tanto nos cuesta ganar. A partir de la información recopilada podemos tomar mejores decisiones para disponer de un mayor ahorro, realizar inversiones más inteligentes y, en general, mejorar nuestra calidad de vida.

Antes de empezar a registrar todos tus gastos en una hoja de Excel, se aconseja repasar una serie de puntos clave que pueden ayudarte a optimizar esta tarea:

Objetivo: el primer punto a tener en cuenta es definir cuál será el objetivo principal. Este podría ser ahorrar más, reducir los gastos, realizar la compra de algún activo, entre otros. Lo importante es que la meta sea realista y sea coherente con el flujo de ingresos y gastos actuales.
Categoría de gastos: también deberás tener claro qué tipos de gastos son los más frecuentes en tu día a día y cómo vas a representarlos. Puede ir desde gastos fijos, como la hipoteca, préstamos o el alquiler, hasta gastos variables, como transporte, alimentación, entretenimiento y otros.
Herramienta: hace tiempo, la única opción eran el papel, boli y los libros de cuentas. Sin embargo, en la actualidad, emplear una herramienta digital como Excel es la mejor manera de optimizar el control y evitar errores.
Detallado o general: las personas que tienen muchas dificultades para controlar lo que gastan deberían llevar un registro más detallado y anotar cada pequeño gasto que realizan. En cambio, si ya tienes un buen control de tus gastos, un registro más general podría ser suficiente.
Ahorro: una de las metas de llevar un control de gastos debería ser aumentar tu capacidad de ahorro. Se recomienda destinar entre un 15 y un 20% de los ingresos mensuales a ahorrar.
Frecuencia: también deberás decidir la frecuencia con la que vas a registrar y revisar los gastos. Puedes optar por hacerlo de forma diaria, semanal, quincenal o mensual, pero la clave está en ser constante y regular.

¿Por qué debería llevar un control de gastos en Excel?

Warren Buffett, uno de los inversores más exitosos de todos los tiempos, dijo una vez: "No ahorres lo que queda después de gastar, gasta lo que queda después de ahorrar". Esta frase resume muy bien la razón por la que todo el mundo debería llevar un control de gastos: la clave es utilizar solo el dinero restante después de cubrir las necesidades del presente y reservar algo para el futuro.

Para conseguirlo, Excel es sin duda una herramienta muy recomendada por diversos motivos.

Accesibilidad general: esta herramienta es de fácil acceso para cualquier persona; incluso aquellos sin conocimientos previos pueden aprender con rapidez los conceptos básicos.
Diseño de tablas y registros numéricos: Excel permite crear y diseñar tablas de manera eficiente, así como introducir registros numéricos de manera organizada.
Funciones de cálculo y automatización: este programa ofrece una amplia variedad de opciones, que van desde funciones de cálculo hasta crear diferentes hojas de registro o filtros para categorizar gastos e ingresos de una forma muy sencilla. También brinda la posibilidad de generar fórmulas personalizadas para automatizar los cálculos.
Creación de gráficos: los elementos visuales nos ayudan a tener una visión más clara de los gastos e ingresos, lo que facilita la toma de decisiones financieras. En Excel, es muy fácil generar gráficos de barras, circulares o líneas para comparar ingresos y gastos, visualizar la evolución financiera a lo largo del tiempo o resaltar las categorías más relevantes de gastos.

Plantilla de gastos en Excel: cómo elaborarla

En Internet puedes encontrar muchas plantillas de control de gastos en Excel gratuitas y listas para usar. Tan solo tienes que buscar la que mejor se adapte a tus necesidades y empezar a rellenarla mes a mes. El único inconveniente de esta opción es que, en muchas ocasiones, puede resultar complicado encontrar una opción que se ajuste por completo a tus necesidades, lo que podría llevarte a abandonar esta práctica.

Por este motivo, existe otra opción que, aunque conlleva más trabajo, será mucho mejor a largo plazo: elaborar tu propia plantilla de control de gastos. Puedes empezar con algo simple que puedes ir replicando mes a mes e ir mejorando a medida que aprendes nuevas cosas. A continuación, te presentamos los pasos para crear tu plantilla en Excel:

Diseñar la estructura: el primer paso es decidir qué estructura va a tener tu diario de control de gastos. Para ello, debes evaluar qué opción se ajusta mejor a tus necesidades. Por ejemplo, consolidar todos tus gastos en una sola hoja, utilizar una hoja individual para cada mes, determinar la distribución de las columnas, entre otras opciones.
Crear categorías de gasto: deberás elegir qué categorías de gasto vas a utilizar, e, incluso, si necesitarás subcategorías para clasificar mejor los gastos.
Determinar el formato: determina el formato que vas a utilizar para introducir los gastos. Esto puede incluir la fecha, la descripción del gasto, el método de pago utilizado, etc.
Visual: trata de que tu hoja sea visualmente atractiva. Para ello, usa diferentes colores, bordes, alineación, fuente, tamaño y cualquier otro elemento que se te ocurra. Una plantilla con un diseño agradable te hará más sencillo el trabajo de introducción de datos y su posterior análisis.
Fórmulas: ten en cuenta qué fórmulas deberás utilizar para realizar tus cálculos. A continuación, te presentamos las fórmulas principales de Excel:
- SUMA: fundamental para conocer la cantidad total gastada en cada categoría y mensualmente.
- PROMEDIO: útil para calcular la media de tus gastos.
- MAX y MIN: para identificar el gasto más alto y bajo, respectivamente.
- Fórmulas condicionales: ayudan a analizar tus gastos de manera más detallada.
Introducir registros: una vez que tengas diseñada la plantilla, es el momento de ponerla a prueba introduciendo tus primeros registros. Para ello, comprueba que todo funciona de forma correcta, que no hay errores y que te resulta práctica de utilizar en tu día a día.
Mejora continua: recuerda que esta hoja de gastos es para ti o tu negocio y puedes modificarla siempre que quieras. A medida que vayas utilizándola encontrarás nuevas necesidades o formas más óptimas de hacer los cálculos.

Consejos y trucos para llevar un control de gastos en Excel

Si bien llevar un control de gastos puede ser un reto al principio, una vez que establezcas el hábito, pronto verás los frutos. En ese momento, encontrarás una mayor motivación para continuar perfeccionando tu método de registro. Hasta entonces, estos trucos y consejos para llevar el control de gastos en Excel pueden ayudarte a arrancar:

Automatiza: Excel es una herramienta muy completa que ofrece la posibilidad de simplificar muchas de las tareas que, de otra forma, requieren tiempo y esfuerzo, como el cálculo del IVA o la categorización de gastos. Utiliza fórmulas, funciones y macros para automatizar todo lo que puedas.
Aprende y aplica nuevas fórmulas: la cantidad de fórmulas disponibles en Excel es casi infinita. Si bien no todas son necesarias para llevar un control de gastos, hay algunas que te pueden ser de gran ayuda. Descubre qué fórmulas pueden ayudarte y ponlas en práctica.
Registro semanal: establece un día de la semana para actualizar tu control de gastos en Excel. Puede ser el lunes para empezar la semana con todo en orden o el domingo para cerrar la semana anterior.
Análisis mensual: analiza tus gastos e ingresos del mes anterior para descubrir qué tal has manejado las finanzas y tomar decisiones para el futuro.
Comparte: si vives con otras personas o tienes otros socios en tu empresa, puedes convertir tu hoja de Excel en una herramienta colaborativa. Esto te permitirá tener un control de gastos compartido y mejorar la gestión de las finanzas.
Controla tus ingresos: hasta ahora hemos hablado de controlar gastos, pero también es importante llevar un registro de tus ingresos. Esto te permitirá tener una visión completa de tu economía y te ayudará a gestionar mejor el dinero.
Cuidado con las deudas: las deudas pueden desequilibrar tus finanzas y generar un círculo vicioso difícil de romper. Por este motivo, es fundamental llevar un control detallado de tus deudas, que incluya información sobre los intereses, plazos y cuotas a pagar. Y, siempre que puedas, evita las deudas innecesarias y no gastes más de lo que tienes.
Almacena en la nube: es una gran idea almacenar tu hoja de control de gastos en Excel en la nube. De esta manera, tendrás acceso a ella desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar.
Copia de seguridad: tampoco está de más tener una copia de seguridad de tu plantilla inicial por si modificas algo que no deberías. Asimismo, puedes hacer respaldos de tu diario de gastos para prevenir pérdidas accidentales o eliminaciones equivocadas.

Una vez que hayas elaborado la plantilla, llevar un control de gastos en Excel te resultará muy sencillo. De esta forma, poco a poco irás construyendo un historial financiero que te permitirá tener una visión más clara de tus gastos, identificar patrones, eliminar costes superfluos, aumentar tu porcentaje de ahorro y, en general, disfrutar de una economía estable que te proporcione mayor tranquilidad.

Además, durante el proceso obtendrás conocimientos y habilidades de Excel, una herramienta multidisciplinar que emplean la mayoría de empresas. Disponer de conocimientos medios o avanzados de Excel puede marcar la diferencia a la hora de conseguir un nuevo puesto de trabajo o mejorar tu empleabilidad.

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