3 métodos para comparar dos columnas Excel

01/10/2024 | Santander Universidades

Cuando trabajas con grandes cantidades de información en una base de datos, la función de comparar dos columnas en Excel puede ser de gran ayuda, ya que permite introducir diferentes variantes, buscar similitudes y diferencias, y obtener la información exacta que se necesita en cada momento. En este sentido, una tarea que podría llevarnos horas, gracias a su automatización, se realiza en cuestión de minutos, lo que vuelve más eficiente el trabajo y ahorra tiempo a los profesionales.

Por esta razón, y aunque en ciertos trabajos es imprescindible saber comparar dos columnas en Excel, se trata de una aplicación que no todo el mundo domina por completo. ¿Quieres saber para qué sirve y cómo puedes comparar dos columnas en Excel? Sigue leyendo y descubre tres métodos distintos de hacerlo.

¿Para qué sirve comparar dos columnas en Excel?

Comparar dos columnas en Excel es una herramienta útil para identificar patrones comunes o diferencias entre conjuntos de datos. Esta función resulta especialmente valiosa cuando trabajamos con información de diferentes fuentes y necesitamos cotejar los resultados de manera rápida y precisa. 

Asimismo, en lugar de hacerlo manualmente, lo que consumiría mucho tiempo, Excel automatiza el proceso, recorriendo todos los registros y presentando los resultados de forma clara y organizada, incluso en grandes volúmenes de datos. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos comparativos y ahorra tiempo en tareas repetitivas.

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¿Cómo comparar dos columnas en Excel?

Lo primero que debes tener claro a la hora de comparar dos columnas en Excel es qué tipo de información deseas buscar, ya que existen diferentes posibilidades que permiten obtener diversas conclusiones y resultados. Por ello, es fundamental saber cómo utilizar esta función en cada situación. 

A continuación, te presentamos las principales opciones:

  1. Encontrar los datos que coincidan en ambas columnas en la misma fila

Cuando se obtiene información de distintas fuentes y se incluye en dos columnas diferentes, es probable que se requiera organizarla. Por ejemplo, esto se puede hacer identificando las coincidencias exactas entre ambas columnas. Comparar dos columnas en Excel con este fin es una operación sencilla que se puede desarrollar de dos modos distintos:

Coincidencia con resultados en otra columna

La opción más simple, aunque igualmente útil para obtener esta información, consiste en incluir una fórmula en la celda superior de la columna siguiente a las dos primeras. Con tan solo emplear el signo igual (=) y replicar la fórmula en todas las celdas de la columna, obtendrás los resultados deseados. El proceso es el siguiente:

  1. Incluye el comando “=A1=B1” en la celda C1, si se utilizan las columnas A y B. 

  2. Arrastra el comando desde la esquina inferior derecha hasta el final de los datos, sin apretar enter, para replicar la fórmula en las siguientes filas.

  3. Descubre los resultados que ofrece el programa a partir de los términos “Verdadero” ―cuando el dato de cada fila en ambas columnas sea el mismo― y “Falso” ―cuando no coincida la información―.

Destacar datos coincidentes con relleno de color

Para obtener el mismo resultado, pero de forma mucho más visual, tendremos que utilizar la opción “Formato condicional”. Esto nos permitirá destacar visualmente las coincidencias entre las dos columnas que estamos comparando. Este método es especialmente útil cuando queremos identificar rápidamente los datos que coinciden, sin tener que revisar manualmente cada celda. Para aplicar este formato condicional, sigue estos pasos:

  1. Selecciona las dos columnas que deseas comparar.

  2. Ve a la pestaña "Inicio" en la barra de herramientas de Excel.

  3. Haz clic en "Formato condicional" y luego selecciona "Nueva regla".

  4. Selecciona "Usar una fórmula para determinar qué celdas se deben formatear" en el cuadro de diálogo que aparece.

  5. Introduce la siguiente expresión: =$A1=$B1 (modifica las letras A y B según las columnas que estés comparando) en el campo de fórmula.

  6. Haz clic en "Formato" para elegir cómo quieres resaltar las celdas coincidentes. Puedes seleccionar un color de relleno, un estilo de fuente o un borde.

  7. Verifica si, al hacer clic en "Aceptar", se colorean todas las celdas que contengan valores coincidentes en ambas columnas.

2. Destacar los datos que coincidan en dos columnas en cualquier punto

Cuando buscas obtener datos idénticos en ambas columnas, independientemente de si coinciden o no en la misma fila, la operación es mucho más sencilla. Para hacerlo de esta forma, estos son los pasos a seguir:

  1. Selecciona las dos columnas que deseas comparar.

  2. Ve a la pestaña "Inicio" en la barra de herramientas de Excel.

  3. Haz clic en "Formato condicional" y luego elige "Reglas para resaltar celdas".

  4. Selecciona "Valores duplicados" en el menú desplegable.

  5. Elige el formato que deseas aplicar a las celdas duplicadas (por ejemplo, un color de relleno específico).

  6. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el formato y excel resaltará de manera automática todos los valores que aparecen en ambas columnas.

3. Comparar dos columnas en Excel para encontrar las diferencias

Cuando lo que pretendes es encontrar las diferencias entre ambas columnas, el proceso a seguir es exactamente idéntico al anterior, aunque el resultado que obtendrás es justamente el contrario. Es decir, se marcarán los valores diferentes. Para ello, debes hacer lo siguiente:

  1. Selecciona las dos columnas que deseas comparar.

  2. Ve a la pestaña "Inicio" en la barra de herramientas de Excel.

  3. Haz clic en "Formato condicional" y luego elige "Reglas para resaltar celdas".

  4. Selecciona "Valores únicos" en el menú desplegable.

  5. Elige el formato que deseas aplicar a las celdas únicas (por ejemplo, un color de relleno).

  6. Haz clic en "Aceptar" para aplicar el formato y excel resaltará de manera automática todos los valores que aparecen solo en una de las columnas.
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La importancia de saber comparar dos columnas en Excel

Como ves, los distintos métodos para comparar dos columnas en Excel pueden ser de gran ayuda en un momento determinado. Y es que, trabajar con columnas extensas en bases de datos es prácticamente indispensable en muchos sectores, como el de la administración o la gestión. 

En este sentido, hoy en día son cada vez más los sectores donde es vital saber manejar con eficiencia los datos, y conocer este tipo de funciones permite agilizar estos procesos. Es por ello que, si buscas mejorar tu perfil profesional, la formación continua se antoja necesaria con el fin de adquirir competencias digitales, como aprender a manejar Excel.

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Fuentes

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