Cómo escribir un correo formal en inglés para entornos profesionales

Uno de los principales requisitos actuales para acceder al mercado laboral o para avanzar en el ámbito profesional es el dominio de idiomas. Para demostrar estos conocimientos, resulta esencial saber comunicarse tanto de forma oral como escrita. El primer contacto con el departamento de recursos humanos de una empresa puede darse por cualquiera de estas dos vías, y es una oportunidad única para demostrar tus habilidades lingüísticas y comunicativas en el idioma que te requieran, que suele ser el inglés. 

Escribir un correo formal en inglés es el primer paso para evidenciar las aptitudes comunicativas en una lengua no nativa, así como para causar una buena impresión, por lo que resulta esencial conocer las convenciones y pautas de redacción de este tipo de texto. En este artículo se explica cómo abordar la redacción de un correo formal en inglés paso a paso.

Cómo escribir un correo formal en inglés: la comunicación por correo electrónico

Aunque una buena expresión oral es fundamental para interactuar en reuniones y videoconferencias, es importante no dejar de lado las capacidades de comunicación escrita. Saber escribir un correo que recoja toda la información necesaria de forma clara y ordenada, sin elementos superfluos y con corrección gramatical y ortográfica es muy valioso en cualquier entorno profesional. Los factores principales que tener en cuenta para redactar un correo son:

• La intención: ¿es un correo de presentación? ¿Son instrucciones para una tarea concreta? ¿Es una solicitud? El motivo por el que envías un correo va a definir el tono, la estructura, el léxico y toda la información que incluya. 

• La información que hay que transmitir: un correo que dice demasiado es casi tan ineficaz como uno que no dice lo suficiente. Si hay exceso de información, la información importante corre el riesgo de difuminarse y, si quedan cosas por decir, puede haber malentendidos. Prepara una lista de las cuestiones que quieres comunicar para tenerla siempre presente durante la redacción del correo.

• Presentar la información de forma clara y ordenada: esto facilita la comprensión de los datos presentados y reduce la posibilidad de errores en la interpretación del texto.

Primer paso: el borrador

Para seguir las pautas de redacción del correo, lo ideal es elaborar un borrador antes de empezar a escribir. Basta con que apuntes las ideas que  quieres transmitir sin necesidad de prestar especial atención a la estructura ni de detenerte demasiado en los detalles. Ver todas las ideas juntas obedece a varios propósitos:

• Permite encontrar la organización óptima: muchas veces resulta complicado averiguar qué información se debe priorizar. El hecho de ver una lista completa ayuda a decidir qué parte del correo debe aparecer antes y qué parte después.

• Ayuda a que no se quede nada por decir: una lista esquemática obliga a pensar en lo que quieres decir. Cuando quieras comunicar varias cuestiones, anotarlas, aunque sea de forma telegráfica, puede evitar que se te olvide algo importante.

• Permite pensar en el vocabulario: a la hora de redactar en inglés, a veces puede costar encontrar las palabras adecuadas. Un borrador ayuda a pensar y escoger el léxico y la sintaxis adecuados para lo que quieres comunicar.

Segundo paso: estructura

Una vez apuntadas las ideas esenciales, el siguiente paso es darles forma. Para escribir un correo formal en inglés es necesario tener en cuenta varios detalles para dotar de estructura al texto.

Ordenar las ideas

A diferencia del español, que se suelen iniciar los correos profesionales con una presentación, en inglés existe una cierta tendencia a iniciarlos indicando claramente el propósito del correo. Cuando escribas un correo en inglés, prioriza el motivo y deja para después otros detalles también importantes, como tu presentación.

Por otro lado, la información se entiende mejor si sigue un orden lógico. Respeta el orden de las ideas según su grado de prioridad y procura tratar juntos los temas que estén relacionados entre sí. Las listas con viñetas pueden ayudar a organizar ideas, pero pueden no resultar adecuadas en todas las comunicaciones. Recuerda igualmente priorizar la claridad y exponer las preguntas y los comentarios de forma explícita. 

Coherencia y cohesión

La facilidad para leer un correo no depende solo de cómo estén organizadas las ideas. Si hay información contradictoria o si los tiempos verbales no son los adecuados pueden darse malentendidos graves. 

Revisa siempre el correo antes de enviarlo para asegurarte de que el texto expone las ideas de forma correcta y lógica. Sobre todo, revisa la coherencia en los tiempos verbales, las cantidades y otra información relevante.

Eliminar lo superfluo

Al comunicarse por correo es muy importante ir al grano. Las oraciones demasiado largas y complejas, las fórmulas de cortesía excesivas o las explicaciones inoportunas pueden desviar la atención del receptor. Conviene eliminar todo aquello que no contribuya a la explicación del motivo por el que se envía el correo.

Algunas expresiones útiles

Estas son algunas expresiones útiles para escribir un correo formal en inglés:

• I am writing in connection to... — Le escribo en relación con…

• Would it be possible for you to...? — ¿Podría...?

• I’m looking forward to hearing for you — Quedo a la espera de su respuesta

Tercer paso: revisión y corrección

Un correo electrónico con errores ortográficos, gramaticales, de puntuación o de expresión causa una mala impresión y también puede generar malentendidos. Cuidar la comunicación escrita demuestra profesionalidad y atención al detalle, aspectos muy deseables en entornos laborales.

La fase de revisión es el momento indicado para prestar especial atención al registro, y en entornos profesionales el registro que se utiliza normalmente es el formal. Para conseguirlo, presta atención a estos consejos:

• Evita las contracciones: evita palabras como don’t, won’t y I’m. Usa las formas completas.

• Busca un tono más indirecto. A menos que sea relevante utilizarlos, evita los pronombres personales (I, me…). 

• Puedes utilizar la pasiva con más frecuencia que en castellano, pero no te excedas, ya que sobrecarga mucho un texto, en especial si es breve.

Saber cómo escribir un correo formal en inglés es solo una de las muchas habilidades comunicativas necesarias para el desarrollo profesional. Actualmente, tener un buen dominio del inglés escrito y oral y saber demostrarlo en un ámbito profesional es un requisito casi indispensable en cualquier trabajo.

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