Círculo de Deming: ¿qué es y cuál es su importancia?

Vivimos en una época en la que la competencia entre empresas en el mercado es feroz, así como los clientes tienen expectativas cada vez más elevadas y un acceso a la información casi ilimitado. En este contexto, las organizaciones deben diferenciarse y buscar la excelencia de forma continua. Ante este desafío, surge el círculo de Deming, una herramienta que guía a las empresas para que puedan alcanzar la mejora constante y la innovación. 

En este sentido, imagina que una tienda de ropa online recibe muchos pedidos de golpe y comienza a tener éxito. Como no puede atender los envíos por sí sola, contrata a una empresa de transporte para enviar los pedidos, sin embargo, los clientes se quejan por retrasos. ¿Cómo se puede solucionar el problema? El círculo de Deming puede ser la clave. Te contamos cómo funciona.

¿Qué es el círculo de Deming?

El círculo de Deming, que recibe el nombre de su creador, W. Edwards Deming, es un sistema que tiene como objetivo la mejora constante de las empresas a través de cuatro etapas: planificar, hacer, verificar y actuar (del inglés, Plan, Do, Check and Act). De hecho, por sus siglas en inglés, también se conoce como ciclo PDCA.

Gracias a este sistema, las organizaciones pueden mejorar sus operaciones, solucionar problemas, aplicar nuevas ideas o mejorar la calidad de productos y servicios. De ahí que, en la actualidad, es una herramienta muy utilizada por las empresas que buscan la excelencia de sus productos y servicios, ya que muchos de los elementos que se contemplan en el círculo de Deming figuran en certificaciones de calidad como la ISO 9001 y la ISO 14000.

Etapas para implementar el círculo de Deming en una empresa

Si hay algo que han aprendido los empresarios, es que nada puede considerarse terminado de forma definitiva, sino que siempre se está en un proceso de cambio en el que existe la posibilidad de mejorar. Como dijo el escritor estadounidense Robert Collier: “el éxito es la suma de pequeños esfuerzos, repetidos día tras día”. Y esta idea se aplica a las personas y a las organizaciones. 

Para lograr este fin, el círculo de Deming plantea varias etapas: 

• Planificar. En esta etapa, se debe identificar el problema que existe en la empresa. A continuación, se fijan los objetivos para solucionarlo y las acciones a realizar. También, se establecen los KPIs que se van a usar para poder medir el progreso. 

Por ejemplo, si se detecta una falta de comunicación o duplicidad de tareas en un equipo en el que algunos miembros trabajan de forma remota y otros presencial, en esta fase de planificación del círculo de Deming, se puede hacer una reunión para establecer: 

• Qué canales de comunicación se utilizarán para cada caso. Por ejemplo, la mensajería instantánea para asuntos urgentes y el correo electrónico para otros temas. 
• Qué herramientas se van a utilizar para compartir información (herramientas en las que se puedan guardar documentos en la nube, por ejemplo). 
• Los KPI que se van a utilizar para medir avances (rendimiento, tiempo de ciclo o ROI, entre otros). 

• Hacer. Llegados a este punto, el próximo paso es realizar cambios, según las acciones fijadas, para alcanzar los objetivos. Además, cada acción debe tener un plazo concreto para desarrollarse. 

Es decir, si retomamos el ejemplo anterior del equipo de trabajo, en esta fase, los miembros del equipo deben comenzar a utilizar los canales de mensajería establecidos para cada caso y compartir la información en la nube. 

• Verificar. Es la hora de ver si se han alcanzado los resultados deseados. Para ello, hay que medir a través de los KPIs los resultados obtenidos y compararlos con los objetivos establecidos en un inicio. 

Por ejemplo, el responsable del equipo deberá encontrar la respuesta a cuestiones como: 

• ¿Ha mejorado la comunicación del equipo?

¿Se siguen duplicando las tareas?¿Ha aumentado la productividad? 

• Actuar. Por último, hay que tomar decisiones con base en lo aprendido durante todo el proceso. En este sentido, es posible que se detecten áreas de mejora y se deban aplicar modificaciones en el plan. No podemos olvidar que el círculo de Deming no se aplica una sola vez, sino que es una herramienta de uso periódico para mejorar de manera constante la operatividad y eficiencia de la empresa.

Ejemplos de aplicación del círculo de Deming

Para comprender mejor cómo funciona, a continuación, vamos a explorar ejemplos reales de organizaciones que han abrazado este enfoque y que son una prueba clara de cómo el ciclo de Deming se ha convertido en una herramienta invaluable para impulsar la excelencia operativa, la calidad del producto y la satisfacción del cliente.

Xerox

Durante muchos años, Xerox dominó el mercado de las fotocopiadoras e impresoras hasta que, en la década de los 90, surgieron varios competidores, como Canon y Ricoh. Fue entonces cuando Xerox perdió una parte de su cuota de mercado, ya que las empresas de la competencia vendían productos de la misma calidad, pero a un precio más asequible. 

Por ello, la empresa aplicó el círculo de Deming y procedió a realizar una planificación para verificar qué estaba ocurriendo. Detectó que tenía más de 5.000 proveedores en todo el mundo y que esto encarecía los precios. Para mejorar la situación, ejecutó varias acciones: 

• Redujo el número de proveedores mundiales de 5.000 a 325 de manera que se obtuvieron mejores precios. 
• Formó a sus proveedores y empleados sobre calidad para reducir los productos defectuosos de los proveedores. 

Con estas medidas, Xerox redujo sus costes, pudo competir de nuevo en el mercado e, incluso, creó nuevos productos. 

Ford

El caso de Ford, la marca de automóviles, fue parecido al de Xerox. En el año 1973, la empresa sufrió una caída de ventas y tuvo dificultades debido al embargo petrolero que supuso el aumento de la compra de vehículos extranjeros. Estaba claro que la organización debía cambiar de rumbo. 

El presidente de Ford pidió ayuda al Dr. Deming y, finalmente, se asociaron para mejorar la calidad de sus productos. Para ello, tomaron medidas como: 

• Impartir formación: la empresa formó a sus ingenieros y a otros empleados en calidad, según los principios del círculo de Deming. 
• Elaborar presupuestos trienales: Ford comenzó a elaborar presupuestos anuales y trienales para desarrollar la calidad a largo plazo. 

Como se puede ver a partir de estos ejemplos, los resultados de la implementación del círculo de Deming son evidentes en términos de aumento de la calidad, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Y es que se trata de un pilar fundamental en la gestión de la calidad y la mejora continua, elementos esenciales a la hora de garantizar el futuro de una organización, especialmente en la era actual donde las demandas de los clientes son cada vez más exigentes. 

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