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Método Kaizen: qué es y cómo aplicar esta filosofía para la mejora continua

13/05/2024 | Santander Universidades

¿Alguna vez te ha pasado que acabas de dominar un campo o una herramienta de trabajo, pero justo aparecen otros nuevos? La mejora continua, hoy día, es imprescindible en un entorno profesional altamente cambiante. ¿Cómo lograrlo? El método Kaizen puede ayudarte a conseguir esta evolución constante de forma sencilla y motivadora.

Y es que los avances tecnológicos pueden ser un verdadero desafío. De hecho, el 47% de los directivos empresariales cree que el capital humano no está preparado para adaptarse a los cambios que están por venir, según una encuesta de la Universidad de Harvard y el MIT. Es más, el 25% de los puestos de trabajo actuales cambiarán en el plazo de cinco años, de acuerdo con el informe Future of Jobs Report 2023.

Por eso, habilidades como la resiliencia o la ‘liquidity’ (capacidad de adaptación) ocupan los primeros puestos de los rankings de soft skills más importantes en la actualidad. ¿Te gustaría incorporar estas competencias? Descubre cómo la filosofía Kaizen te permitirá avanzar en tu desarrollo profesional y personal.

¿Qué es y para qué sirve el método de Kaizen?

La filosofía Kaizen, proveniente de Japón, promueve la mejora continua en todos los aspectos de la vida, tanto personal como profesional. De hecho, su nombre es la unión de las palabras niponas “kai” (cambio) y “zen” (bueno). De este modo, se basa en la idea de que realizar pequeños cambios de forma constante pueden conducir a mejoras significativas a largo plazo. De ahí que sea considerada parte de las metodologías Lean o Agile, que apuestan por ajustes iterativos de los procesos.

No obstante, en cuanto a su aplicación, el método Kaizen fue desarrollado en Estados Unidos, tras la Segunda Guerra Mundial, por el ingeniero W. Edwards Deming, quien, usando los principios de la filosofía nipona, creó un sistema de optimización de la gestión empresarial conocido como ciclo PDCA.

Ahora bien, este no se limita únicamente al ámbito empresarial, sino que también se aplica a la vida diaria, fomentando el crecimiento personal y la excelencia en todas las áreas. Por ejemplo, si deseas alcanzar un determinado puesto laboral, con la filosofía Kaizen podrás evaluar qué pasos necesitas dar ―y cuáles no― para ir adquiriendo las competencias y experiencia necesarias. Asimismo, si estás planteándote correr una maratón, con este método, podrás empezar desde cero e ir avanzando paulatinamente hasta lograr tu meta.

¿Cuáles son las 5 S de la filosofía Kaizen?

Dentro de la filosofía Kaizen, existe lo que se conoce como “el método de las 5S”, que es el más utilizado para poner en práctica el proceso de mejora continua. Estas “S” provienen del japonés y representan cinco palabras clave que describen cada una de las etapas del proceso. ¿Cuáles son?

Seiri (Clasificar). Consiste en centrarse en algo y decidir su destino, esto es, si se conserva o se elimina, con el objetivo de optimizar los procesos de trabajo. Por ejemplo, se trata de plantearte si realmente necesitas llevar a cabo un determinado paso o si es indispensable contar con tanto material en stock.
Seiton (Ordenar). La segunda técnica del método Kaizen pasa por organizar lo que hayas decidido conservar. Así, en un taller de costura, separar los botones por colores y formas te permitirá encontrar el más adecuado de manera más eficiente durante el proceso de confección. En caso contrario, es probable que se tenga que buscar cinco botones iguales en un cajón lleno de todo tipo de cierres.
Seiso (Limpiar). Esta práctica predica que los lugares de trabajo deben estar ordenados y limpios para facilitar la detección de posibles fallos. Siguiendo el caso anterior, en un cajón de botones organizado, podrás percatarte de forma rápida de que faltan botones de tal tipo y pedirlos con antelación. Por el contrario, solo echarás en falta el material cuando lo necesites.
Seiketsu (Estandarizar). A continuación, el método Kaizen continúa con la elaboración de protocolos de actuación para estandarizar los procesos, extender las mejores prácticas a toda la compañía y homogeneizar las respuestas. Por ejemplo, puedes crear un protocolo sobre cómo y cuándo hacer pedidos de material o sobre qué hacer con las prendas defectuosas.
Shitsuke (Perseverar). Si no mantienes la filosofía Kaizen de forma consistente, los logros que hayas conseguido desaparecerán rápidamente. De ahí que la última técnica de esta herramienta sea comprometerse con esta mentalidad de trabajo y aplicarla de forma continua. Además, cuanto más la desarrolles, más sencilla será de llevar a cabo, ya que todo estará cada vez más organizado.

La filosofía del método Kaizen se puede poner en práctica a través de las 5 S

¿Qué ventajas aporta la filosofía Kaizen?

Entre las ventajas del método Kaizen, podemos destacar las siguientes:

Elimina el despilfarro y las ineficiencias: el método Kaizen trata de buscar el camino más directo, ágil y sencillo para realizar una tarea, lo que ayuda a las empresas a eliminar procesos inútiles y a aumentar su eficiencia operativa.
Aumenta la productividad y rentabilidad: al ser más eficientes en sus operaciones, las organizaciones se vuelven más productivas y rentables. En este sentido, de acuerdo con Delta Matrix, los equipos que trabajan con esta dinámica son un 25% más productivos.
Mejora la calidad y la competitividad: al eliminar esos fallos o procesos inútiles, la filosofía Kaizen logra un aumento de la calidad y la competitividad en el mercado.
Fomenta la participación y colaboración: el método Kaizen aprovecha el talento de los equipos al fomentar la participación activa de todos los miembros de la compañía en la detección de fallos y la mejora de procesos.
Incrementa la satisfacción e implicación de los empleados: la cultura de mejora continua que promueve esta filosofía genera entornos de trabajo más positivos y colaborativos, donde se valora el aprendizaje y la innovación constante. Esto aumenta la satisfacción e implicación de los empleados.
Facilita la adaptación al cambio: al centrarse en la evolución gradual, el método Kaizen reduce la resistencia al cambio y facilita la adaptación a nuevas circunstancias y desafíos.

Ejemplos de empresas que aplican el método Kaizen

Sin duda, el método Kaizen es una herramienta efectiva que contribuyó a extender la filosofía por Oriente y Occidente. En este sentido, grandes empresas, como Sony, Nestlé o Walt Disney, han incorporado el método Kaizen a sus procesos. Sin embargo, estas no son las únicas que lo han puesto en práctica:

Toyota: implementa en sus fábricas un sistema de revisión constante para eliminar cualquier error o ineficiencia en la cadena de producción.
Inditex: ha desarrollado un sistema para producir solamente aquello que su público demanda, reduciendo el stock, el excedente y los gastos de almacenamiento.
Amazon: ha habilitado herramientas para recibir el feedback de sus colaboradores y clientes de forma constante, con el fin de poder perfeccionar la operativa.

Gracias al método Kaizen, las personas pueden progresar a través de la consecución de pequeñas metas.

4 pasos para aplicar el método Kaizen

Es importante ejecutar el método Kaizen de una determinada manera. ¿Qué pasos precisa?

Planificación. En esta etapa, debes identificar los problemas o áreas de mejora y establecer objetivos claros y alcanzables. Para ello, recopila información relevante y analiza datos para entender la situación actual y definir estrategias efectivas para el cambio. Y es que, como establece la Ley de Pareto, el 20% de tu esfuerzo será el causante del 80% de tus resultados. Además, es importante que no te centres solo en acciones convencionales, sino que explores iniciativas más disruptivas.
Ejecución. Una vez que has establecido el plan de acción, procede a implementar las mejoras propuestas. En este punto, tendrás que asignar responsabilidades y llevar a cabo las actividades planificadas. Recuerda que la filosofía Kaizen requiere de un sólido trabajo en equipo y una buena comunicación. En este sentido, puede serte de utilidad herramientas como el diagrama de Ishikawa.
Comprobación. En esta fase del método Kaizen, debes evaluar el impacto de las mejoras implementadas. Es decir, tienes que recopilar datos y compararlos con los resultados esperados. Puedes usar KPIs para estudiar la evolución e identificar posibles desviaciones y sus causas subyacentes.
Progreso. Basándote en los resultados obtenidos y en el análisis realizado, tendrás que tomar medidas para ajustar y mejorar continuamente el proceso. No olvides que este proceso es cíclico, por lo que en el último paso hallarás información sobre nuevas oportunidades de mejora para comenzar con el primer paso.

Consejos para poner en práctica el método Kaizen

Practicar el método Kaizen en la rutina diaria, ya sea profesional o personal, permite alcanzar la excelencia en todos los aspectos de tu vida. ¿Sabías que, según Standish Group, solo el 9% de los proyectos basados en metodologías lean o agile fracasa? Y tener éxito es cuestión de aplicar los siguientes consejos:

Establece metas pequeñas y alcanzables. Divide tus objetivos en pasos pequeños y manejables. Esto te permitirá progresar gradualmente y mantener la motivación.
Identifica áreas de mejora. Observa aspectos de tu vida que puedan ser optimizados, ya sea en tu rutina diaria, tus hábitos de trabajo o tu entorno personal. Para llegar realmente al fondo de la cuestión, utiliza la técnica de los 5 porqués.
Aplica cambios incrementales. Introduce pequeñas mejoras de forma regular. Por ejemplo, podrías dedicar unos minutos cada día a aprender algo nuevo o a realizar una tarea pendiente.
Evalúa tus progresos. Haz un seguimiento de tus avances y analiza cómo te están ayudando los cambios que has implementado a través del método Kaizen. Si es necesario, ajusta tu enfoque para seguir avanzando hacia tus objetivos.

Cultiva una mentalidad de mejora continua. Acepta que siempre hay margen para mejorar y que cada pequeño cambio contribuye a un progreso constante. Celebra tus logros, por pequeños que sean, y mantén una actitud positiva hacia el crecimiento personal.

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