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Smart working: ¿qué es y por qué aplicarlo?

26/09/2024 | Santander Universidades

El teletrabajo sigue ganando terreno en España, con una tendencia al alza que quedó clara en el cuarto trimestre de 2023, cuando más de tres millones de empleados trabajaron a distancia, según el Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo. Ante este contexto, ha emergido con fuerza el concepto de smart working, una evolución del trabajo remoto que ofrece a los empleados mayor autonomía y flexibilidad.

En este sentido, el smart working no solo redefine la forma en que se trabaja, sino también cómo se gestiona el rendimiento y la productividad en las organizaciones. A continuación, te explicamos en qué consiste el smart working, sus principales ventajas y los retos que plantea.

¿Qué es el smart working?

Hasta hace unos años, acudir a la oficina para llevar a cabo la jornada laboral era lo más común. Sin embargo,en los últimos años, estamos asistiendo a un cambio de paradigma y de tendencia. De hecho, más del 13% de los españoles desarrolla sus funciones laborales desde su hogar, según datos de Statista, y uno de cada tres profesionales asegura que buscaría un nuevo empleo si le exigieran volver a la oficina, de acuerdo con otro estudio realizado en Estados Unidos por Robert Half.

Si esto te identifica y piensas que un empleo presencial con un horario rígido de 9 a 14 y de 17 a 20 horas no es para ti, el smart working es la solución. Se trata de un nuevo enfoque laboral donde tienes la libertad de establecer cómo, cuándo y dónde llevas a cabo tus tareas, siempre y cuando cumplas con las metas previstas. Es decir, este modelo está basado en una metodología de gestión por objetivos y requiere de una relación de confianza entre la compañía y el empleado.

El smart working te confiere plena autonomía como profesional: tú diseñas todo el proceso de ejecución, sin que tengas que seguir un horario laboral tradicional o sin tener que acudir a una oficina. A cambio, te comprometes a llevar a cabo las tareas previstas en el plazo y la forma acordada. De esta manera, no importa si envías un correo mientras vas en el metro de camino a un almuerzo, siempre que lo hagas; que asistas a una reunión online desde tu casa, siempre que estés presente; o que prepares un informe mientras tomas el sol en la playa, siempre que el documento esté terminado a tiempo.

¿En qué se diferencia el smart working del teletrabajo?

Aunque estas dos metodologías laborales puedan parecerte lo mismo, no es similar el smart working al teletrabajo.

En el teletrabajo, la característica distintiva es la ubicación fuera de la oficina. El empleado lleva a cabo su jornada laboral desde casa u otro lugar similar. Sin embargo, esta es a priori toda la flexibilidad de la que goza. Por lo demás, tendrá el mismo horario de entrada y salida, seguirá recibiendo instrucciones directas sobre qué tareas debe acometer o podrá ser supervisada su conexión y desarrollo de tareas de forma virtual.

Por su parte, en el smart working, la clave está en la flexibilidad y la autonomía, no en el lugar de trabajo. Es decir, el ‘trabajador inteligente’ disfruta de total libertad para decidir dónde, cuándo y de qué forma realiza sus tareas, siempre y cuando estén en la forma y plazos indicados. Por ejemplo, si trabajas desde tu segunda residencia con vistas al mar, pero a las 9 tienes que estar conectado sí o sí, estás teletrabajando. En cambio, si decides acudir a la oficina el lunes para acometer una jornada superintensiva e irte de desconexión martes y miércoles ―siempre que no haya entregas importantes―, estás practicando el smart working.

¿Qué te aporta este nuevo modelo de trabajo?

Este modelo podría entenderse como una figura a caballo entre el trabajador asalariado clásico y un profesional autónomo, de manera que le afecta las ventajas y desventajas de ambas formas laborales.

¿Qué ventajas presenta el smart working?

El smart working presenta una serie de ventajas tanto para empleados como para organizaciones, impactando positivamente en varios niveles. A continuación, destacamos sus principales ventajas:

Facilita el equilibrio entre la vida personal y profesional. El smart working responde a una creciente demanda global, ya que, según el informe Lo que los trabajadores quieren de Manpower Group, este equilibrio es uno de los tres principales factores a la hora de aceptar un puesto de trabajo.
Aumenta las oportunidades laborales a nivel internacional. Al no estar limitado por una jornada preestablecida, el smart working permite acceder a ofertas de trabajo en diferentes husos horarios y geografías, incompatibles con los modelos laborales tradicionales.
Reduce costos personales, especialmente en transporte. Según un estudio de la OCU, el trabajo remoto permite ahorrar hasta un 70% en gastos de transporte, una ventaja económica significativa para los empleados.
Minimiza el impacto ambiental. Al disminuir la necesidad de desplazamientos, se reduce la contaminación y la congestión del tráfico urbano. El Parlamento Europeo señala que el transporte doméstico es el mayor contribuyente al aumento de emisiones de CO₂, lo que convierte al smart working en una opción más sostenible.
Permite ahorrar costes empresariales. Las empresas también se benefician económicamente al reducir el tamaño de los espacios de trabajo, consumo energético y servicios adicionales, como comedor o guardería. Un estudio estima que una empresa de 100 empleados podría ahorrar hasta 1.350 euros por trabajador al año con un esquema de teletrabajo parcial.
Incrementa la motivación y el rendimiento. El smart working empodera a los empleados al darles mayor autonomía, lo que se traduce en una mayor satisfacción y productividad. Un estudio de Zenger & Folkman revela que casi 7 de cada 10 empleados están dispuestos a hacer un esfuerzo extra cuando se sienten empoderados, frente al 4% en entornos más rígidos.

¿Qué desventajas conlleva esta mayor flexibilidad?

Aunque el smart working tiene múltiples ventajas, también presenta desafíos que tanto los profesionales como las empresas deben considerar. A continuación, se detallan algunas de sus desventajas más relevantes:

Tiene limitada su aplicación en ciertas áreas. No todas las industrias ni compañías pueden aplicar el smart working. Aquellas que requieren presencia física, horarios específicos o carecen de los recursos tecnológicos necesarios no pueden beneficiarse de este modelo.
Aumenta la sensación de soledad. La mayor autonomía puede derivar en aislamiento. Al no acudir de forma regular a la oficina, se pierde la interacción con compañeros, lo que a largo plazo puede afectar en el plano emocional, como destaca un artículo de Genbeta, que identifica el teletrabajo como un factor de aislamiento social.
Deteriora el clima laboral. Si el smart working no se integra bien en la cultura de la empresa, puede provocar que los superiores no confíen demasiado en la implicación de estos profesionales o que otros trabajadores recelen sobre el buen hacer de esos compañeros a los que no ven todos los días.
Exige una alta organización. Este modelo demanda una gran capacidad de autoorganización y disciplina. No todas las personas son capaces de gestionar su tiempo de forma autónoma, y las distracciones pueden aumentar cuando se trabaja fuera de un entorno formal, lo que afecta a la productividad y la consecución de metas.

La situación del smart working en España

En España, el smart working aún no cuenta con una regulación específica, pero la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, establece ciertas normas aplicables. Esta ley aclara que el trabajo a distancia es opcional y debe ser pactado entre ambas partes mediante un contrato que especifique dicha modalidad.

Además, esta legislación establece que solo aquellos empleados que trabajen fuera de la oficina al menos un 30% de su jornada laboral estarán sujetos a sus disposiciones. En cuanto a la flexibilidad horaria, aunque el smart working promueve un alto grado de autonomía, la ley permite a las empresas fijar franjas horarias para asegurar el control y desempeño laboral, sin dejar de lado la obligación de mantener el registro horario, como ocurre en el trabajo presencial.

¿Cómo ser un “empleado inteligente”?

Si quieres afrontar esta modalidad laboral de forma satisfactoria, sin que la libertad que te ofrecen se convierta en una especie de cárcel de cristal, debes desarrollar un conjunto de competencias. A continuación, te presentamos una serie de habilidades que necesitas para ser un “empleado inteligente”:

Competencias tecnológicas: el smart working supone que tienes que trabajar en remoto y, por tanto, es imprescindible dominar las diferentes herramientas digitales para desempeñar tus funciones de forma competente. Por el contrario, podrías no asistir a una videoconferencia porque no sabes instalar la cámara o desconocer las últimas directrices de un proyecto porque el software de comunicación interna te resulta muy engorroso.
Organización: con esta nueva modalidad, debes cambiar tu mentalidad hacia un enfoque de desempeño por objetivos. No obstante, como sostiene la Ley de Parkinson, las personas tienden a extender el trabajo hasta completar todo el tiempo que tienen. Al no disponer de un horario, esto puede traducirse en interminables jornadas que desembocan en el síndrome de burnout. Para que no dediques más horas a tu trabajo que en la modalidad presencial, debes reforzar tus habilidades de autogestión y así evitar que la postergación se convierta en la dinámica de tu día a día.
Capacidad de concentración: el teletrabajo también ha puesto de manifiesto la dificultad que conlleva, en ocasiones, no disponer de un horario exclusivo para la vida laboral y otro para la personal. Esta ruptura de barreras entre ambas esferas puede aumentar las distracciones y la multitarea, impidiéndote que desconectes. De ahí que sea importante que aprendas técnicas de concentración con el fin de que el tiempo que dediques a tus tareas profesionales sea lo más eficiente posible.
Trabajo en equipo: el hecho de tener un empleo ágil y que no debas acudir a la oficina no significa que no formes parte de un grupo de trabajo. De hecho, esta distancia entre los empleados provoca que tengas que hacer un esfuerzo extra en mejorar tus habilidades de comunicación y trabajo en equipo para que todo fluya de manera correcta.
Gestión emocional: una de las principales desventajas de trabajar a distancia es que puede generar sensación de soledad. En este sentido, los profesionales consideran que el aislamiento es el principal inconveniente, según datos del Instituto Nacional de Estadística. Por esta razón, desarrollar tu inteligencia emocional para afrontar los contras del trabajo flexible es otro de los must-haves que debes tener en cuenta.
Capacitación: dado que el smart working se desarrolla en un entorno digital altamente cambiante, y debido a los retos que plantea este tipo de trabajo ágil, la capacitación constante es esencial para poder asumir en todo momento los nuevos desafíos.

El smart working en la práctica: ejemplos reales de aplicación

¿Preparado para convertirte en un smart worker? Cada vez son más las empresas que están poniendo en marcha políticas de flexibilidad laboral para facilitar esta nueva filosofía de trabajo.

Por ejemplo, Microsoft España fomenta el trabajo híbrido y permite que cada empleado configure su jornada laboral como mejor se ajuste a su forma de trabajar. De hecho, en los anuncios de empleo, la compañía indica si el puesto es 100% presencial, 100% online o híbrido; señala los horarios que sí que precisan que el trabajador esté en activo y especifica las ubicaciones desde donde se puede desarrollar el trabajo (con la opción “múltiples ubicaciones” incluida). En cambio, en Heineken han decidido dotar a sus empleados de 16 horas a la semana en las que pueden trabajar desde casa, y son los propios trabajadores los que deciden cómo repartirlas.

Vodafone es otra de las organizaciones que se ha unido a esta filosofía. Ha implantado un programa de smart working que permite trabajar en remoto hasta tres días por semana o el 60% de la jornada laboral, así como teletrabajar durante cuatro semanas completas o en tramos de dos semanas como anexo a las vacaciones de verano.

Por su parte, Aon comenzó en 2015 a potenciar este modelo con la iniciativa “Alguien te espera en casa”, ofreciendo medidas de flexibilidad a los empleados. Ahora está desarrollando la segunda fase: “Elimina las interferencias”. Esta busca ayudar a los trabajadores a ser más eficientes y, con ello, mejorar la confianza entre directivos y equipos que necesita el smart working.

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